• Neue Newsletter werden in Absprache mit den Themenverantwortlichen bei den Internetdiensten beantragt.
• Die jeweiligen Newsletter-Verantwortlichen tragen die notwendigen Angaben im Arbeitsraum stadt-zuerich.ch ein. Sie sind auch dafür zuständig, dass die Daten aktuell bleiben.
• Für jeden Newsletter werden Editor*innen bestimmt. Diese können die Kampagnenseite bearbeiten und darunter Newsletter erstellen, bearbeiten und verschicken.

Zuständig: Themenverantwortliche

«E-Notifikation» ist eine Applikation von OIZ, die für den Versand von SMS und Newsletter eingesetzt wird. Die Applikation registriert die An- und Abmeldungen für einzelne Newsletter sowie Zahlen zum Versand. Auch die Newsletter-Adressen werden darin verwaltet.

Mandant und Versand-Service einrichten

In der Applikation «E-Notifikation» muss für jeden Newsletter-Absender ein Mandant und für jeden Kampagne ein entsprechender Versand-Service eingerichtet und konfiguriert werden. Die Einstellungen basieren auf den Angaben zum jeweiligen Newsletter im Arbeitsraum stadt-zuerich.ch.

Dazu gehören unter anderem:

• Absender (Von-Adresse): In der Regel «Organisationseinheit Stadt Zürich <no-reply@newsstadt-zuerich.ch>».
• Titel und Beschreibung für die Newsletter-Übersicht.
• Themen für die Filterfunktion dieser Übersichtsseite.
• Platzhalter für die erweiterte Personalisierung.

Zuständig: OIZ, Internetdienste

• Alle Newsletter befinden sich im Newsletter-Ordner, den du in der Sites-Konsole findest.
• Der Newsletter-Ordner enthält Unterordner für jeden Absender.
• Absender ist in der Regel eine Organisationseinheit; bei departementsübergreifenden Themen die Stadt Zürich.
• Der Ordner-Titel bestimmt das Logo der darin angelegten Newsletter, beispielsweise «Tiefbauamt».
• Der Ordner muss aktiviert sein, damit in der Webansicht eines Newsletters das entsprechende Logo angezeigt wird.

Zuständig: Internetdienste

• Kampagnen werden mit der Seitenvorlage «Kampagne» erstellt.
• Die Kampagnen werden im Ordner mit dem zugehörigen Absender (Logo) angelegt.
• Der Titel der Kampagne muss mit der Bezeichnung des Versand-Service übereinstimmen..
• Die Kampagne bestimmt die Sprache und den Footer eines Newsletters.
• Der Footer enthält Kontaktangaben, Feedback- und weitere Verweise.
• Die Social-Media-Kanäle im Footer sind frei konfigurierbar.
• Versandte Newsletter werden automatisch fürs Stadtarchiv exportiert. In den Kampagneneigenschaften kann die Exportfunktion für einzelne Kampagnen deaktiviert werden.
  

Zuständig: Internetdienste

Reiter Fusszeile

• Gib bei Adresse die Kontaktadresse (Organisationseinheit) für den Newsletter ein (verwende ausnahmsweise Shift + Enter, um Zeilenumbrüche anstelle von Absätzen zu machen).
• Finde mit der Lupe die Feedback-Seite des Newsletters.
• Gib weitere interne oder externe Verweise zur Kampagne ein.
• Der Abmelde-Link wird standardmässig mit dem Text «Newsletter abbestellen» angezeigt. Abweichende Wortlaute sind in Ausnahmefällen möglich. Wende dich an die Internetdienste.

Reiter Social Media

• Du hast die Wahl zwischen den Standard-Kanälen der Website, gar keinen oder beliebigen Social-Media-Links.
• Hinterlegt sind Facebook, Instagram, Linkedin, X, Xing und Youtube mit den jeweiligen Icons.
• Füge einen neuen Kanal hinzu, wähle die Plattform für das zugehörige Icon und kopiere den Link zum Kanal rein.
• Die Reihenfolge der Kanäle kann nachträglich geändert werden.

Zuständig: Internetdienste (Newsletter-Editor*innen können anschliessend selber Anpassungen vornehmen.)

Jeder Newsletter braucht unter Aktuell > Newsletter eine Seite mit Beschreibung, Feedbackformular und Anmeldelink.

• Der Navigationstitel der Newsletter-Seite entspricht dem Newsletter.
• Der Seitentitel H1 lautet sinngemäss «Newsletter [Name des Newsletters]»
• Die Seitenbeschreibung sagt aus, wozu der Newsletter dient.
• Der Lead entspricht dem Eintrag im Arbeitsraum stadt-zuerich.ch.

Anmelde-Link

Für jeden Newsletter-Absender wird bei der Einrichtung des Newsletter-Services ein eindeutiger Parameter festgelegt. Dieser Parameter ist Teil des Anmelde-Links (stadt-zuerich.ch/newsletter?provider=parameter). So werden in der Newsletter-Verwaltung nur die Kampagnen des jeweiligen Absenders angezeigt.

• Der Anmelde-Link wird mit einer CTA-Komponente eingefügt.
• Die Anmelde-Links sind in der Newsletter-Übersicht im Arbeitsraum zu finden.

Für die Newsletter-Anmeldung ist ein Konto für die Online-Services der Stadt Zürich erforderlich. Wer kein Konto hat bzw. nicht angemeldet ist, gelangt zur Login-Seite.

Kontakt- bzw. Feedbackformular

Das Kontaktformular für Fragen, Anregungen und Kritik geht an die für einen Newsletter zuständige Abteilung.

Zuständig: Newsletter-Verantwortliche