Aus der Sites-Konsole

1. Klicke aufs AEM-Logo oben links, um zur Navigation zu gelangen.
2. Wähle «Assets» und anschliessend «Dateien».

Aus dem Seiteneditor

1. Klicke in der Kopfleiste auf das Menü-Icon «Seiteninformationen».
2. Wähle im Dropdown-Menü Seiteninformationen» «in Admin anzeigen», um zur Sites-Konsole zu gelangen.«
3. Fahre fort wie oben beschrieben..

• In der Assets-Konsole werden Ordner und Dateien aufgelistet.
• Um den Ordnerbaum einzublenden, wähle im Dropdown-Menü für die linke Leiste den Eintrag «Inhaltsstruktur».

Kartenansicht

• In der Kartenansicht werden Ordner und Dateien als Kacheln aufgelistet.
• In den Kacheln stehen entweder die Namen oder – sofern vorhanden – die Titel der Ordner und Assets.
• Bei Dateien sieht man ein Vorschaubild, den Dateityp, die Dateigrösse sowie das letzte Bearbeitungsdatum und den Veröffentlichungsstatus.
• Nur in der Kartenansicht sieht man Symbole für «private Ordner» und «ausgecheckte Assets».
• Bei Bildern werden zusätzlich die Dimensionen eingeblendet.
• Die Kartenansicht bietet Schnellaktionen für «Herunterladen», «Eigenschaften», «Bearbeiten» u. a., das heisst, ein Asset muss nicht zwingend zuerst markiert werden (Haken setzen), um es zu bearbeiten.

Spaltenansicht

• In der Spaltenansicht werden Ordner und Assets hierarchisch in mehreren Spalten aufgelistet.
• Markiere einen Ordner oder ein Asset, um die Details zu sehen.
• Zu den angezeigten Details gehören Name und Titel, das Änderungsdatum, der Dateityp, die Dateigrösse sowie – bei Bildern – die Dimensionen.

Listenansicht

• In der Listenansicht werden Ordner und Dateien einer Ebene aufgelistet.
• Klicke auf einen Ordner, um seinen Inhalt aufzulisten.
• Um eine Ebene höher zu navigieren, nutze das Dropdown-Menü in der Mitte.
• Die Spalten zeigen Informationen wie Name, Titel, Änderungsdatum, Veröffentlichungsstatus, Dimensionen, Grösse u. a.
• Welche Spalten angezeigt werden sollen, bestimmen die Einstellungen im Ansichten-Dropdown.
• Bei sortierbaren Ordnern (Ordnereigenschaft) kannst du die Reihenfolge von Ordnern und Dateien ändern. Dies spielt eine Rolle bei Bildergalerien und Bilderstrecken und erhöht die Übersicht in der Assets-Konsole.
• Icons verdeutlichen, ob eine Datei seit der letzten Veröffentlichung geändert worden ist, ob eine Veröffentlichungs-Warteschlange besteht u. a.

Upload-Dialog (empfohlen)

• Navigiere zum gewünschten Ordner.
• Klicke auf den Button «Erstellen» und wähle «Dateien».
• Wähle die Datei(en) aus (bei gedrückter Ctrl-Taste können mehrere Dateien ausgewählt werden) und klicke auf «Öffnen».
• Im folgenden Dialog kannst du den Namen noch anpassen. Beachten Sie die Vorgaben für Dateinamen!
• Klicke auf «Upload».
• Veröffentliche die Datei(en) spätestens dann, wenn sie online sein müssen.

Drag & Drop

• Navigiere zum gewünschten Ordner.
• Ziehe die Datei(en) mittels Drag & Drop ins Fenster.
• Achtung: Der Dateiname wird 1:1 übernommen und muss ggf. anschliessend mit Verschieben/Umbenennen geändert werden.
• Dateien mit maximal Grösse 500 MB können hochgeladen werden.
• Veröffentliche die Datei(en) spätestens dann, wenn sie online sein sollen.

Wird eine Datei (z. B. ein Bild oder ein PDF) korrekt ersetzt und veröffentlicht, muss die Seite, auf denen sie verknüpft ist, nicht bearbeitet zu werden.

Beispiel: Das Bild «banner.jpg» soll durch eine neuere Version ersetzt werden.

• Du befindest dich im gewünschten Ordner in der Assets-Konsole.
• Klicke auf den Button «Erstellen» und dann «Dateien».
• Wähle die neue Version der Datei, z. B. «banner_version2.jpg» und klicken Sie auf «Öffnen».
• Ändere den Dateinamen in denjenigen der bestehenden Datei, in diesem Beispiel also in «banner.jpg».
• Klicke auf «Erstellen».
• Wähle im folgenden Dialog «Ersetzen».
• Veröffentliche die Datei nun. Ansonsten bleibt die alte Version veröffentlicht.

Metadaten sind zusätzliche Informationen über eine Datei wie beispielsweise das Erstellungsdatum, der Titel oder die Beschreibung. Sie werden vielseitig eingesetzt und erleichtern mitunter das Suchen und Finden für andere Editor*innen.

• Wähle die Datei aus (Haken setzen), um die Aktionsleiste einzublenden.
• Wähle «Eigenschaften».
• Gib im Reiter «Allgemein» Titel (Pflicht für alle Assets), eine Beschreibung (Pflicht für PDF) ein oder passe sie an.
• Füll bei Bildern das Copyright-Feld aus..
• Bende die Bearbeitung mit «Speichern».
• Veröffentliche die Datei. 
  

Titel

Der Titel in den Metadaten soll stets ausgefüllt sein. Der Titel kommt häufig vor:

• Er dient als Linkbeschriftung bei Download-Komponenten; fehlt der Titel, wird der Dateiname angezeigt. Der anzuzeigende Titel kann in der Download-Komponente überschrieben werden.
• Er wird bei Bildergalerien und Bilderstrecken als Legende angezeigt und als Alt-Text verwendet. Daher ist er hier für die Barrierefreiheit Pflicht
• Er wird bei der Seitenbearbeitung im seitlichen Bedienfeld angezeigt.
• Er wird in der Assets-Konsole in den verschiedenen Ansichten angezeigt.

PDF-Titel

• Bei PDF steht bei den Metadaten im Reiter «Allgemein» zusätzlich das Feld «PDF-Titel» zur Verfügung. Der Unterschied ist ähnlich zu verstehen wie beim Titel und Seitentitel einer Seite.
• Der PDF-Titel wird bei Download-Komponenten vor dem Titel als Link-Beschriftung übernommen. Fehlen sowohl der PDF-Titel als auch der Titel, kommt der Dateiname zum Zug.
• Beachte: Barrierefrei erstellte PDF-Dateien haben in den Metadaten Titel und Beschreibung. Beides wird von AEM beim Hochladen erkannt und übernommen.

Beschreibung

• Der Beschreibungstext wird bei Bildergalerien und Bilderstrecken in der Lightbox unterhalb des Titels angezeigt.
• Bei Dokumenten würde sie bei den Suchresultaten angezeigt.

 Copyright

• Gib im Feld «Copyright» die entsprechende Information ein.
• Der Inhalt des «Copyright»-Felds kann bei den Bildern in der Legende angezeigt werden, wenn die entsprechende Checkbox in den Komponenten markiert ist.

Tags

• Die Verschlagwortung von Assets erleichtert die Suche nach Dateien.

Finde heraus, auf welchen Seiten eine bestimmte Datei verknüpft ist:

via Eigenschaften

• Markiere die Datei (Haken setzen).
• Wähle in der Aktionsleiste «Eigenschaften»..
• Unter «Verweise» werden die Seiten angezeigt, die eine Verknüpfung zur Datei haben.
• Die angezeigten Seiten sind verlinkt und können direkt geöffnet werden.

via Verweis-Leiste

• Markiere die Datei (Haken setzen)
• Blende via Dropdown für die linke Leiste «Verweise» ein.
• Unter «Site-Verweise» findest du die verweisenden Seiten.

• Die «Suche» befindet sich rechts in der Kopfleiste.
• Gib einen oder mehrere Begriffe für die Volltextsuche ein und drücke Enter.
• Bei den Suchresultaten stehen nur die Karten- und die Listenansicht zur Verfügung.

Resultate filtern

• Klicke auf das Filter-Icon, um die umfangreichen Filtermöglichkeiten einzublenden.
• Schränke Resultate ggf. mit den Optionen aus dem Filter ein.
• Du kannst häufig gebrauchte Filter als «Smart-Sammlung» speichern.

In einigen Fällen, etwa bei Bildergalerien, kann die Reihenfolge der Dateien in der Assets-Konsole relevant sein. Zudem dient es der Übersicht, wenn die Assets sinnvoll geordnet sind.

• Gehe zum Ordner, dessen Inhalt du umsortieren willst.
• Wechsle zur Listenansicht.
• Ziehe mit gedrückter Maustaste eine Datei oder einen Ordner, indem du auf die gepunkteten Linien am rechten Zeilenende klickst, und lass am Zielort los.

Falls du die gepunkteten Linien zum Verschieben nicht siehst, überprüfe die Eigenschaften des Ordners. Die Checkbox «sortierbar» muss markiert sein.

Für eine gute Übersicht ist es unerlässlich, die Dateien jeweils im passenden Ordner zu speichern und veraltete, nicht mehr benötigte Assets zu deaktivieren und zu löschen.

Dateien und Ordner löschen

• Datei oder Ordner anwählen.
• Falls veröffentlicht, zuerst die «Veröffentlichung rückgängig machen».
• Datei und/oder Ordner löschen und bestätigen. Falls Verweise gefunden werden, zuerst die Seiten anpassen und sicherstellen, dass die Dateien tatsächlich nicht mehr gebraucht werden.
• Beim Löschen eines Ordners wird sein Inhalt mitgelöscht.

Dateien und Ordner umbenennen und verschieben

• Verschieben und Umbenennen von Ordnern und Dateien im DAM funktioniert analog zu den Seiten.
• Du kannst wählen, ob aktivierte Assets nach dem Verschieben gleich wieder aktiviert werden sollen.
• Du kannst ebenfalls wählen, ob allfällige Verweise auf die Assets angepasst und die betroffenen Seiten neu veröffentlicht werden sollen. Aber Achtung: Das geht nur, wenn du für diese Seiten auch berechtigt bist. Andernfalls wird der Verweis zwar angepasst, aber die Seiten bleiben in der alten Version veröffentlicht.
• Koordiniere dein Vorhaben mit den zuständigen Themenverantwortlichen, wenn du nicht berechtigt bist, an den Seiten Änderungen vorzunehmen.

Beachte: Beim Verschieben und Umbenennen von Ordnern und Dateien ändert sich ihre URL. Auf externen Seiten, aber auch im Intranet oder in Arbeitsräumen, können Direktlinks auf einzelne Dokumente vorkommen, die dann nicht mehr funktionieren. Sei besonders vorsichtig beim Verschieben ganzer Ordnerstrukturen, da sich dabei die URL aller Unterordner und Dateien ändert.

Dateien und Ordner kopieren

• Markiere einen oder mehrere Ordner oder Dateien.
• Wähle «Kopieren» in der Aktionsleiste.
• Navigiere zum Ordner, wo du die Kopie(n) einfügen willst.
• Wähle «Einfügen». Das Icon dazu erscheint erst, nachdem etwas kopiert worden ist.

• Zuschneiden
• Drehen
• Spiegeln
• Imagemap erstellen

Beachte: Wenn du ein Bild in der Assets-Konsole bearbeitest, bearbeitest du das Original. Das hat Auswirkungen auf alle Komponenten, in denen das Bild eingesetzt wird. Falls das Bild nur für eine bestimmte Seite angepasst werden soll, nutze die Bildbearbeitungsfunktionen in der entsprechenden Komponente.

• Um zu verhindern, dass mehrere Personen gleichzeitig eine Datei bearbeiten, kannst du sie auschecken.
• Markiere dazu die Datei (Haken setzen) und wähle «auschecken» in der Aktionsleiste.
• Vergiss nicht, die Datei nach der Bearbeitung wieder einzuchecken.

• Markiere eine Datei (Haken setzen).
• Wähle «Anmerken» in der Aktionsleiste, um die Zeitleiste einzublenden.
• Alternativ kannst du direkt die Zeitleiste via Dropdown für die linke Leiste einblenden.
• Gib einen Kommentar zur gewählten Datei ein und schliess mit Enter ab.

Kommentare löschen

• Markiere eine Datei (Haken setzen).
• Blende die Zeitleiste via Dropdown für die linke Leiste ein.
• Klicke auf den Kommentar und den Löschen-Button.

Dateitypen, die hier nicht aufgeführt sind, dürfen nicht verwendet werden.