«Wozu brauchen wir überhaupt Ordner? Wir könnten ja alle Dateien in einem Ordner ablegen. Für etwas gibt es doch die AEM-Suche», meinst du. Gute Frage.

Grundsätzlich streben wir eine relativ flache Hierarchie an. Und in der Tat funktioniert die AEM-Suche, wenn die Assets eindeutige Titel und andere Metadaten haben. Zudem können Assets zu Sammlungen hinzugefügt werden. Da unsere Website Tausende von Assets enthält und AEM nur 40 Assets auf einmal lädt und danach schrittweise die nächsten, kann das umständlich werden, egal wie sie sortiert sind. Es gibt aber noch weitere Gründe für Ordner, von denen wir die wichtigsten auflisten.

Ordner 

• halten die Anzahl von Assets überschaubar und verringern die Ladezeit in AEM;
• ermöglichen eine schnelle Übersicht von zusammengehörenden Dateien;
• sind erforderlich für Bildergalerien;
• ermöglichen separate Berechtigungen;
• können im Robots-File von der Suche ausgeschlossen werden (noindex).

Die Ordner folgen der Seitenhierarchie bis zur Ebene Thema.

1. Hauptordner Verwaltungssite (Ordner-Name «web»)
2. Sprach-Ast Deutsch (Ordner-Name «de»)
3. Ordner Hauptthema
4. Ordner Thema

Auf Ebene der Hauptthemen gibt es zudem Ordner für die Assets von Medienmitteilungen, Publikationen und weiteren zentral abzulegenden Assets.

Eine einfache Organisation von Assets ist diejenige nach Dateityp. Titel und Namen für diese Ordner sind gemäss Tabelle vorgegeben. Sie können Unterordner enthalten.

Assets können auch in Kategorien unabhängig ihres Dateityps organisiert werden. In solchen Ordnern können durchaus Assets verschiedener Dateitypen nebeneinander vorkommen.

Bei jährlichem oder sogar monatlichem starkem Zuwachs von Assets in einer Kategorie eignen sich allenfalls Unterordner nach Jahr und Monat. So wird es beispielsweise bei den Medienmitteilungen, Publikationen oder Stadtratsbeschlüssen gehandhabt. Für die Benennung von Jahres- und Monatsordnern gelten die Vorgaben gemäss Tabelle.