Die betriebliche Optimierung erlaubt es im Idealfall, neue Bedürfnisse mit den bestehenden personellen und räumlichen Ressourcen abzudecken. Durch  Optimierungen von Arbeitsprozessen, Flächenbedarf und Organisationsvarianten sind neue bauliche Investitionen zu vermeiden. Für die Stadtverwaltung wurden verbindliche Prozesse definiert, um solche Betriebsoptimierungen nachzuweisen. Ohne die vorherige Klärung der betrieblichen Optimierungsmöglichkeiten kann künftig kein Hochbauprojekt gestartet werden. Vgl. dazu Grundlagen-Dokumente für städtische Hochbauprojekte unter «Standards und Richtlinien».

Departementsstrategie
Voraussetzung sämtlicher Raumanträge ist eine vorausschauende und gesamtstädtische Raumbedarfsstrategie des Departements. Der Ressourcenbedarf eines Departements stützt sich auf Strategien, welche aktuelle und künftige Bedingungen zur Erfüllung der Aufgaben aufzeigen. Als Minimalvariante muss der Raumbedarf aus den strategischen Zielen des Departements abgeleitet werden.

Portfoliostrategie
Auf Basis der Departementsstrategien erfasst die IMMO den Nutzerbedarf und entwickelt im gesamtstädtischen Kontext die verschiedenen Portfoliostrategien. Diese beinhalten die Optimierung des Portfoliobestands, die Standortsuche sowie die Sicherstellung der finanziellen und personellen Mittel.

Objektstrategie
Die Portfoliostrategie wird auf Stufe Objekt mit Gebäudeinformationen (baulicher Zustand, betriebliche Bedürfnisse, ausstehende Auflagen etc.) kombiniert. Daraus hervor geht das Potenzial des Gebäudes zur Erfüllung der Kundenbedürfnisse (Nutzwert) und die notwendige Unterhaltsplanung.

Raumstrategie
Die Objektstrategie mündet schliesslich in einzelne Raumstrategien. Diese klären beispielsweise, wie in bestehenden Bauten die Räume optimal genutzt werden können, ob einzelne Nutzungen ausgelagert werden sollen oder welche Raumerweiterungen sinnvoll wären.