Jede Person darf ein Zugangsgesuch einreichen. Grundsätzlich können dabei alle Informationen, die bei der Stadt Zürich vorhanden sind, verlangt werden. Dies unabhängig von der Darstellungsform (Texte, Bilder, Pläne usw.) oder dem Informationsträger (Papier, elektronische Medien usw.). Ebenso hat jede Person Anspruch auf Zugang zu den eigenen Personendaten.

Gemäss dem kantonalen Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) sind einzelne Kategorien von Informationen pauschal vom Informationszugang ausgenommen, nämlich:

• Aufzeichnungen, die nicht fertiggestellt oder die ausschliesslich zum persönlichen Gebrauch bestimmt sind
  (z. B. Entwürfe oder persönliche Sitzungsnotizen);
• Anträge, Mitberichte und Stellungnahmen der Mitglieder des Stadtrats, der Stadtschreiberin oder des Stadtschreibers und der Rechtskonsulentin oder des Rechtskonsulenten zu Geschäften des Stadtrats;
• Informationen aus einem hängigen Verfahren;
• Aufzeichnungen, die aus der Teilnahme am wirtschaftlichen Wettbewerb resultieren.

Es kann sein, dass eine rechtliche Bestimmung (z. B. eine Geheimhaltungspflicht) den Informationszugang verbietet. Ebenso können öffentliche oder private Interessen dagegensprechen. In diesem Fall nimmt die Stadt Zürich eine Interessenabwägung vor.

Zugangsgesuche werden innerhalb von 30 Tagen behandelt. Innert dieser Frist wird die verlangte Information herausgegeben oder der Informationszugang verweigert. Andernfalls teilt die zuständige Dienstabteilung der gesuchstellenden Person mit, weshalb der Entscheid länger dauert und bis wann damit zu rechnen ist.

Der Informationszugang ist bei geringem Bearbeitungsaufwand kostenlos. Fällt der Aufwand höher aus, werden die anfallenden Kosten für Arbeitszeit und allfällige Kopierkosten in der Regel der gesuchstellenden Person verrechnet.

In diesen Fällen beträgt die Gebühr in der Regel zwischen Fr. 100 bis Fr. 500. Wird ausnahmsweise ein höherer Betrag erhoben, kann eine Vorauszahlung verlangt werden. Das zuständige Departement bzw. die zuständige Dienstabteilung informiert die gesuchstellende Person vorab über die zu erwartenden Kosten.

Der Zugang zu den eigenen Personendaten ist in jedem Fall kostenlos.

Sie können ein Zugangsgesuch in mündlicher oder in schriftlicher Form einreichen.

Mündliche, formlose Gesuche sind nur zulässig, wenn die Bearbeitung keinen besonderen Aufwand verursacht. Zudem dürfen mündliche Gesuche keine Personendaten Dritter betreffen.

Wenn die Voraussetzungen für ein mündliches Gesuch nicht erfüllt sind, ist es schriftlich zu stellen. Das Gesuch muss so präzise wie möglich beschreiben, welche Information konkret gemeint ist. Ihr Gesuch muss deshalb folgende Angaben enthalten:

• genaue Angaben über den Gegenstand (Ereignis, Sachbereich);
• Bezeichnung der gewünschten Information, Datum der Entstehung, Urheberschaft;
• gewünschte Art der Einsichtnahme (vor Ort, Zustellung einer Kopie oder – wenn keine Personendaten betroffen oder diese vor unbefugtem Zugriff Dritter ausreichend geschützt sind – auf elektronischem Weg).

Stellen Sie Ihr Gesuch direkt an das zuständige Departement bzw. die zuständige Dienstabteilung, damit es möglichst rasch bearbeitet werden kann. Wenn Ihnen unklar ist, wer für die Bearbeitung zuständig ist, können Sie Ihr Gesuch an das Kompetenzzentrum Öffentlichkeitsprinzip adressieren (Adresse im Kontakt am Seitenende). Dieses leitet das Gesuch an die zuständige Stelle weiter.

Für schriftliche Gesuche steht Ihnen ein Musterbrief zur Verfügung. Betrifft Ihr Gesuch die eigenen Personendaten, legen Sie die Kopie eines gültigen Identitätsausweises (Pass, ID, Ausländerausweis) bei. Alternativ können Sie das Kontaktformular am Seitenende verwenden.

Die Departemente und Dienstabteilungen der Stadt Zürich führen ein Verzeichnis ihrer Informationsbestände. Dieses umfasst die wichtigsten Aktenkategorien, die eine Amtsstelle bei der Erfüllung ihrer Aufgaben erzeugt.

Das Informations- und Datenschutzgesetz (IDG) verlangt, dass Akten mit Personendaten gesetzeskonform geschützt werden. Informationsbestände mit Personendaten werden daher speziell gekennzeichnet (Kennzeichnung mit XX).

Das Öffentlichkeitsprinzip der Stadt Zürich basiert auf städtischen und kantonalen rechtlichen Grundlagen.