Neben InDesign-Vorlagen steht städtischen Mitarbeitenden zur Erstellung von Berichten auch die Vorlage des Word-Berichts zur Verfügung. Diese ermöglicht die Erstellung eines CD-konformen Layouts mit wenig Aufwand. Da mit Makros gearbeitet wird, sind hier die wichtigsten Handgriffe vorgestellt.

Es gelten die allgemeinen Vorgaben des Absendeverhaltens. 

Das Besondere an der Word-Bericht-Vorlage ist die Schaltfläche «Tools». Über diese wird das Titelblatt gelayoutet, die Kopfzeile ab Seite 2 bearbeitet und die Spaltigkeit des Berichts festgelegt. Bei Bedarf können Sie auch das Logo austauschen. 

Jeder Word-Bericht braucht ein Titelblatt. Gehen Sie über «Tools» auf «Titelblatt einfügen» und wählen zwischen sieben Layouts aus (vier farbigen und drei mit Graustufen). Wählt man ein Layout mit Bild, kann man in einem nächsten Schritt eine beliebige Bilddatei auswählen, welche nach Bestätigung automatisch eingepasst wird. Dabei muss es sich allerdings um ein Bild im Querformat handeln.

Ist das Titelblatt einmal mit einem Bild gelayoutet, kann dieses über «Titelbild einfügen» ausgetauscht werden.

Soll das Titelblatt in einem anderen Layout daher kommen, ist zuerst das derzeitige Titelblatt zu löschen (über «Titelblatt löschen»). Danach kann wieder über «Titelblatt einfügen» eines der sieben Layouts ausgewählt werden.

Die erste Kopfzeile besteht immer aus dem Logostreifen. Hier kann die Farbfläche selbst angepasst werden (das gilt für alle Farbflächen im Dokument). Dabei können die im CD festgelegten Farben verwendet werden.

Der Titel in den Kopfzeilen der folgenden Seiten kann über «Tools» und «Kopfzeile anpassen» festgelegt werden.

Über «Layout anpassen» kann festgelegt werden, ob der Bericht ein- oder zweispaltig dargestellt werden soll. Wichtig: Dies ist zu Beginn zu definieren. Sollten Bilder im Bericht verwendet werden, ist eine Anpassung zu einem späteren Zeitpunkt ungünstig, da dann jedes Bild gelöscht und nochmals eingefügt werden muss.

Statt über die «Tools» kann das Logo wie in allen Word-Vorlagen auch mit dem Befehl «Bild ändern» ausgetauscht werden. Das Logo soll aber nie über «Kopieren» und «Einfügen» geändert werden, da so Fehler bei der Platzierung und Darstellung passieren können.

Die städtischen Logos können hierfür aus der Datenablage CD heruntergeladen werden. Im Word-Bericht wird das Office-Logo in blau (farbiger Bericht) oder schwarz (Bericht ausschliesslich in schwarz-weiss) verwendet.

Wie in allen Word-Vorlagen ist auch im Bericht mit den Formatvorlagen zu arbeiten, da bei diesen jeweils die richtigen Formate (in der Schrift Arial und Arial Black) hinterlegt sind. 

Ein zusätzlicher Mehrwert entsteht hier durch die hinterlegte Verknüpfung mit Tags, so dass die automatisierte Ausgabe für Menschen mit Beeinträchtigung erleichtert wird: die Hierarchien von Überschriften und der Inhaltstext werden sauber hierarchisiert ausgegeben. 

Es gibt auch eine Formatvorlage für Tabellen. Zur Verwendung muss der Text in der Tabelle mit der Formatvorlage Standard Text Tabelle formatiert werden. Es gibt zwei verschiedene Varianten. 

In Word steht eine Auswahl von 50 Farben aus der städtischen Farbpalette zur Verfügung. Sie sind als «Benutzerdefinierte Farben» anwählbar. Die «Standardfarben» und «Designfarben» dürfen nicht verwendet werden.

Für Schriften und Diagramme finden sich die «Benutzerdefinierten Farben» direkt im Drop-Down-Menü unter «Schattierung». Für Tabellen ist (Word-bedingt) leider ein Umweg nötig:

1. Tabelle markieren
2. Tabelleneigenschaften
3. Button «Rahmen und Schattierung»
4. Reiter «Schattierung»
5. Dropdown-Menü «Füllung»

Da die Schaltfläche «Tools» über Makros an die Word-Bericht-Vorlage gebunden ist, wird diese bei Externen (ausserhalb des ZüriNetzes) nicht angezeigt. Die Layout-Anpassungen müssen also intern vorgenommen werden.

Als «Workaround» kann neben dem bearbeiteten Bericht (als docx-Datei) auch die Vorlage des Word-Berichts (dotm-Datei) an die externe Partei mitgesendet werden. Diese müssen dann im gleichen Ordner abgelegt werden. So wird die Schlatfläche «Tools» wieder gefunden.