Für Word-Anwendungen stehen verschiedene Vorlagen zur Verfügung (Korrespondenzen, Word-Bericht und Einladungen). Diese können aus der Datenablage CD heruntergeladen werden oder werden von der Fach-IT direkt in der Word-Anwendung bereitgestellt.

In den Vorlagen sind alle technischen Einstellungen hinterlegt.

Es gelten die allgemeinen Vorgaben des Absendeverhaltens. Einige Bestandteile sind allerdings genauer festgelegt.

Logo

• Grösse: Bei Word-Korrespondenzen (A4) wird die Logogrösse «A3_A4_A5» mit einer Skalierung von 60 Prozent verwendet.
• Farbe: Für  s/w-Korrespondenzen ist das schwarze Logo zu verwenden. In anderen farbigen Office-Anwendungen, die den Logostreifen verwenden (zum Beispiel Einladungen oder PowerPoint-Präsentationen), wird das Logo in Züriblau eingesetzt.
• Platzierung: Das Logo wird in der Kopfzeile oben links platziert. Der Abstand zur Seite beträgt links 13.5 mm und oben 9.5 mm.
• Logowiederholung: Das Logo wird auf jeder Seite eingesetzt (in den Vorlagen muss hierfür das Logo auf der ersten sowie auf der zweiten Seite ausgetauscht werden). 

Adressblock

Platzierung: Der Adressblock wird in der Kopfzeile oben rechts platziert. Der Abstand zur linken Seite beträgt 146 Millimeter. Als freiwillige Zusatzinformation können die jeweils erwünschten Pronomen in einer Klammer hinter dem Namen angebracht werden.

Verweis

• Der Verweis wird am unteren Blattrand in der Fusszeile angebracht.
• Beim Verweis wird Arial, 8,5 Pt. verwendet.
• Der Seitenabstand beträgt links 30 mm und unten 10 mm.

Zudem ermöglicht der Verweis die Zuordnung von befristeten oder überdepartementalen Massnahmen (zum Beispiel SSP).

Es gelten auch in den Word-Korrespondenzen die Ausführungen zur Typografie.

• Die Standardschriftart und Schriftgrösse bei Microsoft-Office-Produkten ist «Arial» in Grösse 11, in Präsentationen Arial 24 Punkt.
• Für Titel wird die Schriftart «Arial Black» verwendet.
• Auszeichnungen im Fliesstext sind fett zu gestalten (nicht mit «Arial Black»).
• Der Zeilenabstand bei Word-Dokumenten beträgt 13 Punkt (Ausnahme Medienmitteilungen: 1,5-facher Zeilenabstand).
• Bei einem Textabsatz muss immer eine Leerzeile geschaltet werden.
• Für komplexe Formulare gelten spezifische Vorgaben.

Tipp für die Verwendung der «Guillemets»: Guillemets können entweder mit dem Tastaturkürzel Alt + 174 bzw. Alt + 175 (Ziffernblock) erstellt werden. Es empfiehlt sich, eine Autokorrektur für die alten Anführungs- und Schlusszeichen zu installieren, damit diese automatisch ersetzt werden (Datei – Optionen – Dokumentprüfung – Autokorrektur-Optionen).

Seitenzahlen

• ab Seite 2
• links oben in Kopfzeile
• kein Abstand zwischen Zahl und Schrägstrich: 2/4

Unterschriften

Die Funktionsbezeichnung steht direkt unter dem Namen; zwischen der Grussformel und dem Namen sind – wenn von den Platzverhältnissen her möglich – vier Leerzeilen. Es ist möglich, die Unterschrift mit den jeweils erwünschten Pronomen zu ergänzen. Es handelt sich um eine freiwillige Zusatzinformation, die hinter dem Namen in einer Klammer angebracht werden kann.