Im Juli 2015 hat der Stadtrat die Records Management Policy für alle Departemente und Dienstabteilungen der Stadt Zürich für verbindlich erklärt (STRB Nr. 670 vom 10. Juli 2015). Die Dienstabteilungen und Departemente der Zürcher Stadtverwaltung sind angehalten, bis Ende 2022 die in der Policy genannten Instrumente für Records Management zu schaffen und die Grundsätze und Organisationsprinzipien, die in der Policy beschrieben sind, auf unstrukturierte Unterlagen anzuwenden. In einem zweiten Umsetzungsschritt optimieren die Organisationseinheiten ihr Records Management bis spätestens Ende 2025 und dehnen den Anwendungsbereich auf die strukturierten Unterlagen in Fachapplikationen aus.

Die städtischen Records-Management-Richtlinien umfassen die verbindliche Records Management Policy, die Richtlinie Metadaten und die Richtlinie digitale Ablieferungen an das Stadtarchiv sowie diverse Hilfsmittel wie Leitfäden, Checklisten und Vorlagen. In der Records Management Policy sind die Instrumente, Grundsätze und Organisationsprinzipien des städtischen Records Management festgelegt.

Mit dem Stadtratsbeschluss wurden das Kompetenzzentrum Records Management institutionalisiert und ein Steuerungsgremium Records Management geschaffen. Das Kompetenzzentrum Records Management beim Stadtarchiv wurde vom Stadtrat beauftragt, die Umsetzung der Records Management Policy in den Organisationseinheiten aktiv zu begleiten. Es berät, begleitet und unterstützt die städtischen Organisationseinheiten beim Aufbau, Betrieb und bei der Qualitätssicherung von Records Management. Das Steuerungsgremium Records Management überwacht im Auftrag des Stadtrats die Einhaltung der in der Policy formulierten Strategie. Es wurde zudem beauftragt, die mit der Umsetzung von Records Management verbundenen Kosten zu überwachen.

Mitarbeitende der Stadtverwaltung finden im Fachintranet Records Management / ECM weiterführende Informationen zum Records Management sowie die Richtlinien, Hilfsmittel und Dienstleistungsangebote im Bereich Records Management.