Titel und Beschreibung des Dokuments
PDF-Dokumente im Web
Dokumente zum Herunterladen müssen grundsätzlich als PDF vorliegen. PDF-Dokumente müssen fürs Web optimiert und barrierefrei sein.
Warum PDF?
- PDF ist das meistgebrauchte Dateiformat für die Bereitstellung von Dokumenten.
- Microsoft-Office-Dokumente wie Word, Excel und ähnliche Formate werden nur in Ausnahmefällen angeboten.
Vor- und Nachteile von PDF
Vorteile
- Kann auf den meisten Geräten geöffnet werden.
- Layout bleibt gewahrt.
- Eignet sich für den Ausdruck (im Format A4).
Nachteile
- Auf kleinen Geräten schwer lesbar.
- Aufwand für vollständige Barrierefreiheit gross.
Barrierefreie PDF aus Microsoft Office erstellen
- Für barrierefreie PDF gelten im Grunde dieselben Kriterien wie für barrierefreie Webinhalte.
- Je besser das Ursprungsdokument eingerichtet und formatiert ist, desto geringer der Aufwand für nachträgliche Korrekturen im PDF für die Barrierefreiheit.
Word
- Um aus Microsoft Word ein barrierefreies PDF erzeugen zu können, muss das Dokument zwingend mit Formatvorlagen erstellt werden.
- Das Dokument braucht einen Titel und ein Thema (Menü Datei > Eigenschaften).
- Die Sprache des Dokuments stellst du im Menü Überprüfen > Sprache ein.
- Bilder und Grafiken brauchen eine alternative Beschreibung (Alt-Text): Rechtsklick > Grafik formatieren > Layout und Eigenschaften.
- Auch Tabellen benötigen eine Zusammenfassung: Klicke mit der rechten Maustaste > Tabelleneigenschaften > Reiter «Alternativtext».
- Tabellen dürfen nur für Tabellendaten verwendet werden, nicht fürs Layout.
Excel
- Analog zu Word können auch aus Excel PDF erstellt werden.
- Das Dokument braucht einen Titel und eine Beschreibung bzw. einen Betreff (Menü Datei > Eigenschaften).
- Auch für Excel gilt: Tabellen dürfen nur Tabellendaten enthalten.
- Komplexe Tabellen mit vielen Spalten oder Zellen, insbesondere mit verbundenen Zellen, sind nie wirklich barrierefrei, selbst wenn sie korrekt formatiert sind.
Powerpoint
- Bei Präsentationen, die korrekt eingerichtete Masterfolien nutzen, sind Überschriften und Aufzählungen als solche formatiert, so dass daraus erstellte PDF minimal barrierefrei sind.
- Die Präsentation braucht einen Titel und ein Thema (Menü Datei > Eigenschaften).
- Werden Formen und Smartart-Objekte mit Text fürs Layout benutzt, werden diese bei der Barrierefreiheitprüfung in Adobe Acrobat Pro als Grafiken ohne Alternativtext interpretiert. Korrekturen sind aufwändig.
Office-Dokument auf Barrierefreiheit überprüfen
- Ein Office-Dokument kannst du bereits während der Bearbeitung in Word auf Barrierefreiheit hin prüfen.
- Wähle dazu im Menü Datei > auf Probleme überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen.
- Weitere Informationen dazu findest du auf support.office.com.
- Suche nach «Überprüfen Barrierefreiheitsprobleme».
PDF erstellen
- Die Methode, mit der du aus einem Ursprungsdokument ein PDF erstellst, ist entscheidend für die Barrierefreiheit des Resultats.
- Benutze nach Möglichkeit Datei > Als Adobe PDF-Datei speichern oder das Office-Add-in Adobe PDF. Wenden dich bei Fragen an deine Fach-IT.
- Falls die Option nicht zur Verfügung steht, benutze Datei > Exportieren oder Speichern unter und wähle PDF.
- Ein PDF muss auf jeden Fall sogenannte Tags (Auszeichnungen) und Lesezeichen enthalten.
Überprüfen und Korrigieren von PDF
Prüfen und Korrigieren mit Adobe Acrobat Pro DC
- Mit Adobe Acrobat Pro DC kannst du ein PDF einer vollständigen Barrierefreiheitsprüfung unterziehen via Reiter Anzeige > Werkzeuge > Barrierefreiheit. > Prüfung der Barrierefreiheit
- Acrobat Pro listet die gefundenen Probleme auf.
- Versuche, die Ursachen wenn immer möglich im Ursprungsdokument zu beheben.
- Wiederhole die Prüfung, bis die Barrierefreiheits-Kriterien erfüllt sind.
- Wenn du keinen Zugang zum Ursprungsdokument hast, ist die Behebung der Probleme in Acrobat meist sehr aufwändig.
- Viele der aufgelisteten Probleme der Barrierefreiheitsprüfung kannst du von Acrobat automatisch korrigieren lassen oder du wirst Schritt für Schritt angeleitet.
Titel und Beschreibung
- Überprüfe im Menü Datei > Eigenschaften im Reiter «Beschreibung», ob Titel und Thema/Beschreibung vorliegen.
- Gib ggf. Titel und Thema/Beschreibung ein.
Sprache definieren
- Klicke nach der Barrierefreiheitsprüfung mit der rechten Maustaste auf den Fehler «Hauptsprache – fehlgeschlagen» und wähle «Korrigieren».
- Wähle die Sprache aus dem Dropdown.
- Alternativ kannst du auch im Menü Datei > Eigenschaften zum Reiter «Erweitert» gehen und im Dropdown bei den Leseoptionen die Sprache auswählen.
Fenstertitel
- Barrierefreie PDF müssen als Fenstertitel den Dokumenttitel anzeigen, nicht den Dateinamen.
- Rechtsklicke nach der Barrierefreiheitsprüfung auf den Fehler «Titel – fehlgeschlagen» und wähle «Korrigieren».
- Alternativ kannst du im Menü Datei > Eigenschaften den Reiter «Ansicht beim Öffnen» anwählen.
- Bei den Fensteroptionen wählst du im Dropdown «Dokumenttitel».
Alternativtexte für Bilder
- Beim Fehler «Alternativtext für Abbildungen – fehlgeschlagen» kannst du rechtsklicken und «Korrigieren» wählen.
- Nun wirst du aufgefordert, ein Bild nach dem anderen mit einem Alternativtext zu versehen.
- Bei Schmuckbildern markierst du stattdessen die Checkbox «Verzierung».
Schmuckbilder und Layoutgrafiken
- Bilder und Grafiken, die reinen Gestaltungszwecken dienen, brauchen keinen bzw. einen leeren Alternativtext.
- Damit diese als solche erkannt und von Bildschirmlesehilfen ignoriert werden, können sie als «Verzierung» bzw. Artefakt markiert oder als Hintergrund-Element gekennzeichnet werden.
Manuelle Prüfung
- Nicht automatisch geprüft werden können die Lesereihenfolge, der Farbkontrast sowie der Inhalt von Alternativtexten.
- Diese Prüfungen sollten die Urheber*innen eines Dokuments gewährleisten.
Empfehlungen für den PDF-Check
Checkliste für die PDF-Überprüfung
| Checkliste | Vorgabe |
|---|---|
| Das PDF enthält Tags. | Ja |
| Überschriften sind mit Heading 1–6 ausgezeichnet. | Ja |
| Absätze, Aufzählungen, Nummerierungen sind als solche ausgezeichnet. | Ja |
| Tabellen enthalten Spaltenüberschriften und keine leeren Zellen. | Ja |
| Tabellen haben eine Zusammenfassung. | Ja |
| Bilder, Grafiken und Diagramme haben einen alternativen Text. | Ja |
| Layoutgrafiken in der Struktur sowie der Kopf-/Fusszeile als Artefakte markieren oder in den Hintergrund setzen. | Optional |
| Die Dokument-Sprache ist festgelegt, ebenso die Sprache einzelner fremdsprachiger Absätze. | Ja |
| Einzelne Wörter in abweichender Sprache sind gekennzeichnet. | Optional |
| Die Lesereihenfolge stimmt (ggf. in Acrobat Pro korrigieren). | Ja |
| Mehrseitige PDF enthalten Lesezeichen zur Navigation. | Ja |
| Sicherheitseinstellungen behindern nicht beim Vorlesen. | Ja |
| Web-Links öffnen neues Browserfenster. | Ja |
| Fussnoten verhindern resp. im Textfluss einfügen. | Ja |
| Dokument-interne Referenzen auch intern erstellen (bspw. Abbildungsverzeichnis). | Optional |
| Erklärung für Abkürzungen und Akronyme sichern. | Optional |
| Fenstertitel entspricht Dokumenttitel (in Acrobat Pro einstellen) | Optional |
Optimierung der Suchresultate
Dokumenteigenschaften in Word:
Titel und Betreff werden bei der PDF-Erstellung übernommen und ins DAM übertragen.
- Die interne Suche unter stadt-zuerich.ch kann PDF-Dokumente direkt als Suchresultat in der Hitliste anzeigen.*
- Für sprechende Treffer werden die Metadaten «Titel» und «Beschreibung» benötigt.
- Dazu müssen die Originaldokumente (Microsoft Office) korrekt eingerichtet werden.
- Das heisst, die Felder «Titel» und «Betreff» in den Dokumenteigenschaften müssen ausgefüllt sein.
- Diese Informationen werden bei der PDF-Erstellung und letztlich beim Hochladen ins DAM übernommen als «Titel» bzw. «Beschreibung».
* Bevor PDF bei der Suche überhaupt berücksichtigt werden, müssen alle einen korrekten Titel und eine Beschreibung im DAM haben.
Quickfix
- «Titel» und «Beschreibung» können direkt im DAM eingegeben bzw. überschrieben werden. Es ist allerdings viel sinnvoller, dies im PDF selber anzupassen und es erst dann ins DAM zu laden.
- Beachten Sie: Bei einem erneuten Hochladen ins DAM (Ersatz des bestehenden PDF) werden die Feldinhalte überschrieben.
E-Paper
E-Paper werden mit RWS nicht weiterverfolgt. Bestehende E-Paper können mittels Direktlink weiterhin geöffnet werden.
Vorgaben
- Dateigrössen unter 10 MB halten. Alternativ Dokument aufteilen oder im ZIP-Format anbieten.
- Dateinamen ohne Leerschläge, Sonderzeichen oder Umlaute.
- Lange Dateinamen vermeiden (< 256 Zeichen).
- Informationen im Intranet (nur im Zürinetz) Gestaltung von PDF und E-Paper
- Infos und Dokumente des Bundes Hilfsmittel für eine barrierefreie digitale Kommunikation
- Links und Youtube-Videos Barrierefreie PDF besser verstehen
- Verschiedene Artikel Beiträge zum Thema Barrierefreiheit von PDF