Nathalie Rüeger, Safety & Security Specialist und Morgana Dias, Safety & Security Assistant bei Swiss Re, Sie waren bei der Einführung der fairpark-App dabei. Können Sie uns bitte kurz erklären, was sind die wichtigsten Elemente und Funktionen von fairpark?
Fairpark erlaubt die Buchung und Zuteilung von Parkplätzen, sowohl für die Langzeit- wie auch für die Tagesvermietung. Es bietet regelbasierte Zuteilungen und ist bei uns mit der Buchhaltung einfach verknüpft, so dass die Abrechnung mit der Lohnabrechnung automatisch stattfinden kann. Für uns war es wichtig, dass Langzeitparkierer ihren Parkplatz freigeben können, wenn sie ihn nicht brauchen (z. B. aufgrund Ferien, Homeoffice, etc.), damit dieser für Tagesmieter zur Verfügung stehen. Wird der Parkplatz eines Langzeitmieters von einem Tagesmieter gebucht, dann werden dem Tagesmieter die Kosten im darauf folgenden Monat vom Lohn abgezogen und dem Langzeitmieter gutgeschrieben. Die Buchungen und Freigaben können von den Mitarbeitenden sowohl vom Smartphone sowie vom Computer aus sehr einfach durchgeführt werden. Diese Funktionen helfen ausserdem die Auslastung der wenigen Parkplätze zu flexibilisieren und zu erhöhen. Unsere früheren Analysen hatten gezeigt, dass die Parkplätze zu 30% ungenutzt blieben, obwohl alle vermietet waren und wir eine lange Warteliste pflegten. Mit der Funktion der Freigabe und der Möglichkeit zur Buchung eines Tagesparkplatzes konnte die Auslastung der Parkgaragen optimiert werden. Wenn die Parkplatznachfrage höher ist, können wir darauf achten, dass Parkplätze an die vergeben werden, die den längsten und/oder mit den öffentlichen Verkehrsmitteln umständlichsten Anreiseweg haben. Das System errechnet dies automatisch mit einem Punktesystem, d.h. je weiter weg man wohnt, umso mehr Punkte bekommt man und umso höher ist die Chance einen Parkplatz zu bekommen.

Was war für Swiss Re die Hauptmotivation für die Einführung von fairpark?
Das vorhandene Verwaltungssystem, eine einfache Lotus Notes Anwendung, musste ersetzt werden. Zudem zeichnete es sich ab, dass sich das Parkplatzangebot in den kommenden Jahren durch die Bauten am Mythenquai und die Schliessung von Gebäuden in Adliswil verknappen wird. Diese Gründe gaben Anlass dafür, auf dem Markt eine Lösung zu suchen, die es erlaubt, die Parklatzvermietung fairer und flexibler zu gestalten, um auf die Mitarbeiterbedürfnisse besser eingehen zu können. Des Weiteren war es uns auch wichtig, die Auslastung der Parkplatzressourcen zu erhöhen.

Wie sind Sie bei der Einführung konkret vorgegangen? Was waren die einzelnen Schritte?
Nach Aufnahme der Bedürfnisse mit allen beteiligten Fachabteilungen wurde das System entsprechend konfiguriert und angepasst. Es wurde entschieden neben den Parkplätzen auch die Garderobenkästen über das System zu verwalten. In einer ersten Pilotphase wurde das System weiter perfektioniert und dann ausgerollt. Ein wesentliches Element war die Kommunikation an die Mitarbeitenden. Das Projektteam, zusammengesetzt aus verschiedenen Abteilungen, bereitete die Belegschaft mit diversen Schreiben, E-Mails und Marktständen beim Personalrestaurant auf die Veränderung vor. Ein wesentliches Element war, dass der Mieter/in sich jedes Jahr neu auf einen Parkplatz bewerben muss. Dieser Umstand musste genau erklärt werden, damit die Absicht dahinter klar war und Missverständnisse vermieden werden konnten.

Wie wurde fairpark von den Mitarbeitenden aufgenommen? Hat sich die Haltung der Mitarbeitenden gegenüber fairpark seither verändert?
Neben den positiven Stimmen waren natürlich nicht alle Mitarbeitenden, die es gewohnt waren einen Parkplatz zu haben, glücklich mit dem neuen System. Es brauchte seine Zeit bis sich die Belegschaft an das neue Regime gewöhnt hatte. Spätestens jetzt in Zeiten von COVID-19 wurde es sehr deutlich, welche Vorteile ein solch flexibles und faires System mit sich bringt.

Stellen Sie seit der Einführung eine Veränderung beim Mobilitätsverhalten der Mitarbeitenden fest? 
Einer der grossen Veränderungen ist sicherlich, dass Mitarbeitende jetzt viel flexibler Parkplätze mieten können. Mit fairpark ist es möglich, Parkplätze nach Wunsch dauerhaft zu vermieten, egal ob es sich jetzt um einen Tag handelt oder um eine vollständige Woche. Gehen Mitarbeitende in die Ferien oder arbeiten zu Hause, haben sie die Möglichkeit ihren Parkplatz freizugeben, damit dieser von anderen Mitarbeitenden gebucht werden kann. Diese Parkplätze nennt man dann Tagesparkpätze. Sie werden für eine Tagespauschale vermietet, die dem Mitarbeitenden, der den Parkplatz freigegeben hat, zugutekommt. Somit können Mitarbeitende, die keinen fix gemieteten Parkplatz haben, jederzeit nach Bedarf einen Tagesparkplatz buchen. Dies ermöglicht eine grosse Flexibilität und eine gute Nutzung der Parkplätze.

Gab es vorher schon ein Parkraummanagement? Falls ja: Wie wurde das damals gemacht? 
Wie bereits erwähnt, wurden vor der Einführung von fairpark die Parkplätze in einer Lotus Notes Datenbank verwaltet. Damals konnten die Parkplätze jedoch nur fix gemietet werden.

Wie unterscheidet sich das Parkraummanagement mit fairpark gegenüber dem von früher? (bzgl. Aufwand / Integration in betriebliche Prozesse, ...) 
Heute können wir davon profitieren, dass die Parkplätze freigegeben und von anderen Mitarbeitenden als Tagesparkplätze genutzt werden können. Auch kann der Mitarbeitende heute seinen Account selbst verwalten und ist nicht mehr auf die Fachstelle angewiesen. Weiter müssen heute keine Zutrittsrechte für die Garagen mehr aufgeschaltet werden, da dies seit der Einführung von fairpark mit einer Schnittstelle geregelt ist und automatisch funktioniert.

Nutzt Swiss Re auch weitere Funktionen der App wie z. B. die Organisation von Fahrgemeinschaften? 
Die Option der Fahrgemeinschaften nutzen wir nicht via fairpark. Jedoch erfolgt die Verwaltung der Garderobenkästen auch mittels fairpark. Weiter wäre es möglich flexibel genutzte Arbeitsplätze via fairpark zu buchen. Diese Funktion wurde im Zusammenhang mit COVID-19 getestet. Eine Einführung am Standort Zürich wurde allerdings nicht benötigt.

Bei Swiss Re ist die Einführung von fairpark eine von vielen Massnahmen im betrieblichen Management. Können Sie beschreiben, wie fairpark andere Massnahmen sinnvoll ergänzt? 
fairpark ist eine Massnahme aus unserem Mobilitätskonzept, die von weiteren, wie genügend Veloparkplätze, verschiedene Anreize für die Nutzung des öffentlichen Verkehrs sowie des Gehens und Velofahrens, Möglichkeit von Homeoffice (wir nennen es «On The Way You Work») ergänzt wird.

Was ist Ihre Einschätzung, ist dieses Tool auch für kleinere Unternehmen geeignet?
Wenn die Anfrage höher ist als die Anzahl verfügbarer Parkplätze, dann ja. Ansonsten lohnt es sich wahrscheinlich eher bei mehr als 50 Parkplätzen.

Welche Tipps geben Sie anderen Unternehmen, die eine Einführung eines Parkraummanagements in Betracht ziehen, auf den Weg?
Neben dem Involvieren von Fachstellen und Testpersonen ist die Kommunikation ein Schlüssel zum Erfolg. Die Art und Weise wie fairpark Parkplätze vergibt muss gut erklärt und kommuniziert werden.

Wie war die Nutzung von fairpark während des Lockdowns? Machten Sie andere/weitere Erfahrungen währen des Lockdowns in Bezug auf die Mobilität der Mitarbeitenden? Wie war Ihre Erfahrung mit dem Homeoffice?
Vor dem Lockdown war es vielen Mitarbeitenden wichtig immer den gleichen Parkplatz nutzen zu können. Diese mieteten daher einen Parkplatz von Montag bis Freitag. Nun arbeiten immer mehr Personen von Zuhause aus und nutzen eher die Tagesparkplätze.

Was braucht es Ihrer Meinung nach, um die Erfahrungen im Zusammenhang mit Corona für einen langfristigen Wandel hin zu einer nachhaltigeren Mobilität nutzen zu können?
Swiss Re hat sich verpflichtet, bis 2030 ihre Geschäfte CO2NetZero zu führen. Dafür sind noch Massnahmen und Verhaltensänderungen nötig. Aufgrund von COVID-19 haben alle erkannt, dass vieles, was bisher als für nicht machbar gehalten wurde, möglich ist und sogar gut funktioniert. Dadurch erwarten wir eine Verhaltensverschiebung, die wir auch positiv für die Umwelt gestalten wollen.