Der Service «Meine Kinder» ist in die gesamtstädtische Online-Plattform «Mein Konto» eingebunden und ist mit einer Zweifach-Authentifizierung vor unberechtigtem Zugriff geschützt.  

Genutzt werden kann der Service «Meine Kinder» von den «Eltern» im Sinne von § 77 Volksschulgesetz (VSG, LS 412.100). «Eltern» umfasst Eltern oder ein Elternteil, denen oder dem die elterliche Sorge zusteht, bzw. die Erziehungsberechtigten (im Folgenden: «sorgeberechtigte Person(en)»). 

Mit dem Service «Meine Kinder» soll ein digitaler Kanal für administrative Prozesse, Kommunikation und Dokumentenaustausch zwischen dem Schul- und Sportdepartement (SSD) sowie den Kreisschulbehörden (KSB) der Stadt Zürich einerseits und den sorgeberechtigten Personen andererseits geschaffen werden, der auch ausserhalb der Öffnungszeiten einen sicheren und im Einklang mit den (datenschutz-)rechtlichen Vorgaben stehenden Austausch ermöglicht. 

Das SSD achtet mit grosser Sorgfalt auf die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Informationen im Service «Meine Kinder». Sollten Unstimmigkeiten in den Daten auftreten, kann eine Korrektur beim SSD beantragt werden. (Anm: Bei Zuzüger*innen ist es möglich, dass die Kinderdaten dem Bevölkerungsamt der Stadt Zürich noch nicht vorliegen und entsprechend nicht dargestellt werden können) 

Die Zustellung rechtlich verbindlicher Dokumente an die sorgeberechtigten Personen, wie Rechnungen oder Verfügungen sowie weiteren Mitteilungen, die eine direkte Rechtswirkung entfalten, erfolgen grundsätzlich per Post. 

Eine Ausnahme betrifft die Entscheidung über die Zuteilung der Kinder zum Schulhaus und zur Klasse: Durch die Nutzung des Services «Meine Kinder» akzeptiert der oder die sorgeberechtigte Person die elektronische Mitteilung von Zuteilungsentscheiden über den Service «Meine Kinder».  

Über den Service «Meine Kinder» elektronisch bereit gestellte Entscheide gelten als mitgeteilt, wenn sie erstmals abgerufen wurden. Werden sie nicht abgerufen, gelten sie spätestens am siebten Tag nach der Bereitstellung als mitgeteilt. 

Die nachfolgenden Hinweise betreffen ausschliesslich Inhalte und Funktionalitäten, welche das SSD im Service «Meine Kinder» zugänglich macht. Die «Rechtlichen Hinweise für die Nutzung der Internetseiten der Stadt Zürich», welche unter anderem für die Online-Plattform «Mein Konto» gelten, haben auch für den Service «Meine Kinder» Geltung und auf diese wird hiermit verwiesen.

Um den Service «Meine Kinder» nutzen zu können, muss vorgängig eine Registrierung als «Mein Konto»-nutzende Person erfolgen. Die Profildaten (Benutzername, Passwort, E-Mailadresse und Mobiltelefonnummer) werden im «Mein Konto»-Profil hinterlegt und können dort editiert werden. 

Vor der ersten Nutzung des Services «Meine Kinder» bedarf es einer Registrierung mindestens einer der sorgeberechtigten Personen unter Angabe von Name, Vorname, Geburtsdatum und AHVN13-Nummer und einer Bestätigung der vorliegenden «Besonderen Nutzungsregelungen» für den Service «Meine Kinder».  

Die Registrierung ist persönlich, freiwillig und kostenlos. Per Post erhält die sorgeberechtigte Person einen zeitlich beschränkten Zugangscode, dessen Eingabe notwendig ist, um den Registrierungsprozess abzuschliessen. 

Sorgeberechtigten Personen mit gemeinsamer elterlicher Sorge und gemeinsamem zivilrechtlichem Wohnsitz wird je ein Zugangscode zugestellt. Bei Personen mit gemeinsamer elterlicher Sorge, aber ohne gemeinsamen zivilrechtlichen Wohnsitz, wird der Zugangscode demjenigen Elternteil zugestellt, bei welchem das Kind/die Kinder gemeldet sind. Der andere sorgeberechtigte Elternteil kann einen Zugangscode online bestellen. Steht die elterliche Sorge lediglich einem Elternteil zu, wird der Zugangscode diesem Elternteil zugestellt. 

Ist die sorgeberechtigte Person bereits mit einfacher Authentifizierung in «Mein Konto» angemeldet, erfolgt vor dem Starten des Services «Meine Kinder» automatisch die Abfrage der zweiten Authentifizierungsstufe. Die zweite Authentifizierungsstufe erfolgt über das Mobiltelefon der sorgeberechtigten Person, an welches mittels SMS oder Mobile-ID (sofern die SIM-Karte des Mobiltelefons über die entsprechende Funktion verfügt) ein Code gesendet wird, welcher für die Registrierung beim Service «Meine Kinder» einzugeben ist. 

Der sorgeberechtigten Person ist es untersagt, den Zugriff auf ihr Konto im Service «Meine Kinder» einer anderen Person zu ermöglichen. 

Die Deregistrierung vom Service «Meine Kinder» kann von der sorgeberechtigten Person am angegebenen Ort im Service «Meine Kinder» direkt vorgenommen werden und ist jederzeit möglich.  

Service Deaktivieren: Gemeinsames Sorgerecht 

Der digitale Kanal des Services «Meine Kinder» bleibt bestehen, solange eine der sorgeberechtigten Personen des Kindes ihn aktiviert hat. 

Wenn beide sorgeberechtigten Personen den Service deaktivieren, werden alle Informationen des SSD und der KSB (auch die Klassenzuteilungen) künftig per Post zugestellt. Der Service kann jederzeit unter erneuter Bestätigung der Besonderen Nutzungsregelungen wieder aktiviert werden. 

Service Deaktivieren: Alleiniges Sorgerecht 

Der digitale Kanal des Services «Meine Kinder» wird deaktiviert. Alle Informationen des SSD und der KSB (auch die Klassenzuteilungen) werden künftig per Post zugestellt. Der Service kann jederzeit unter erneuter Bestätigung der Besonderen Nutzungsregelungen wieder aktiviert werden.

Der Service «Meine Kinder» ist mit einer Zweifach-Authentifizierung (SMS oder Mobile-ID, vgl. Ziff. 1.1) vor unberechtigtem Zugriff geschützt. 

Die Zugangsdaten der sorgeberechtigten Person(en) sowie der Kinder werden vertraulich behandelt und diese werden nicht an Dritte weitergegeben. 

Das SSD lehnt im Rahmen des Gesetzes die Verantwortung aufgrund unberechtigter oder anderweitig missbräuchlicher Verwendung des Zugangs zum Service «Meine Kinder» ab. 

Stellt eine sorgeberechtigte Person die missbräuchliche Verwendung des Zugangs zum Service «Meine Kinder» fest, so ist umgehend das SSD zu informieren. 

Bei Gefahr des Missbrauchs besteht für das SSD die Möglichkeit, den Zugang zum Service «Meine Kinder» für die betreffende Person zu sperren.

Das SSD ist bestrebt, den Zugang zum Service «Meine Kinder» grundsätzlich ununterbrochen aufrecht zu halten. Das SSD behält sich aber vor, die Verfügbarkeit des Services «Meine Kinder» für Wartungsarbeiten und Störungsbehebungen zu unterbrechen. 

Es werden angemessene, stets aktualisierte technische Massnahmen eingesetzt, um einen sicheren und störungsfreien Betrieb des Services «Meine Kinder» zu ermöglichen. Die Daten werden in der Datenbank des SSD sicher gespeichert und an die schulischen Umsysteme weitergeleitet. Sie dienen den berechtigten Mitarbeitenden von Verwaltung, Schule, Betreuung und Kreisschulbehörden zur Ausübung ihrer Aufgaben für den reibungslosen Ablauf des Schulalltags. Neu von den sorgeberechtigten Personen gespeicherte Daten werden über Nacht an die schulischen Umsysteme weitergeleitet und sind somit erst am nächsten Tag für die berechtigten Mitarbeitenden ersichtlich.

Der Zugriff auf den Service «Meine Kinder» erfolgt über eine sichere Verbindung (https), welche von unberechtigten Dritten nicht eingesehen werden kann. 

Die Mitteilungen, Dokumente und Anträge der sorgeberechtigten Personen werden im Service «Meine Kinder» über eine sichere Verbindung versendet. Dasselbe gilt für Mitteilungen des SSD oder der KSB an die sorgeberechtigten Personen. Die Mitteilungen ohne schützenswerte Daten werden über die im «Mein Konto» hinterlegte E-Mail-Adresse an die sorgeberechtigten Personen zugestellt. Die sorgeberechtigten Personen sind verpflichtet, eine aktuelle E-Mail-Adresse in «Mein Konto» zu hinterlegen und ihren Posteingang inkl. Spam-Ordner regelmässig zu prüfen. Die kompletten Mitteilungen mit schützenwerten Daten können von der sorgeberechtigten Person nach der Zweifach-Authentifizierung im elektronischen Briefkasten von «Mein Konto» eingesehen werden.

Bei der Erfassung und Löschung von Daten werden die massgebenden Datenschutzbestimmungen eingehalten. Für die Nutzerdaten und die Log-Daten der sorgeberechtigten Personen wird auf die «Rechtlichen Hinweise für die Nutzung der Internetseiten der Stadt Zürich» zu «Mein Konto» verwiesen. 

Durch den Service «Meine Kinder» werden insbesondere folgende Daten erfasst: 

• Die Zuordnung des «Mein Konto»-Users zur sorgeberechtigten Person während des Registrierungsvorganges. 
• Die Verknüpfung der Kinder, für welche die Person das Sorgerecht hat, sowie der allfälligen weiteren sorgeberechtigten Person. 
• Die Kontaktdaten der sorgeberechtigten Personen. 
• Die Registrierung oder Abmeldung vom öffentlichen Kindergarten inkl. entsprechender Nachweise (bspw. Bestätigung Kinderarzt bei Rückstellungen, Bestätigung der Privatschule etc.). bei Schulstartkindern 
• Die Registrierung oder Abmeldung von der Volksschule inkl. entsprechender Nachweise (bspw. Bestätigung der Privatschule etc.) bei Zuzüger*innen.  
• Daten zum Kind wie: Sprachkenntnisse, Sonderschulbedarf, Bedarf an zusätzlichen Abklärungen aufgrund von chronischen Erkrankungen, Verpflegungswünsche, allfällige Gesuche, allfällige Umzugsankündigungen bei Schulstartkindern. 
• Kontaktdaten weiterer Personen, welche berechtigt sind, das Kind von Schule resp. Betreuung abzuholen. 
• Zustimmung resp. Ablehnung für die Freigabe der Kontaktdaten für die Klassenliste des Kindes / der Kinder vorliegt. 
• Zustimmung resp. Ablehnung von Bild- und Tonaufnahmen des Kindes. 

Die erfassten Daten oder die Mitteilungen der sorgeberechtigten Person inkl. Metadaten, welche über den Service «Meine Kinder» versendet werden, werden in der Datenbank des SSD gespeichert, aber nicht im Service «Meine Kinder». Neben den üblichen Metadaten der Mitteilung (z. B. Absender, Sendezeitpunkt) werden weitere Metadaten die Zuordnung zur zuständigen KSB und der Bearbeitungsstatus gespeichert. 

Die Mitteilungen inkl. Metadaten des SSD oder der KSB, welche über den Service «Meine Kinder» versendet werden, werden in der Datenbank des SSD gespeichert, aber nicht im Service «Meine Kinder». Mitteilungen vom SSD können von der sorgeberechtigten Person nach der Zweifach-Authentifizierung im elektronischen Briefkasten von «Mein Konto» eingesehen werden. 

Auf dem Computer der sorgeberechtigten Person werden durch die Nutzung des Services «Meine Kinder» grundsätzlich keine Daten gespeichert, ausser die sorgeberechtigte Person lädt Daten (z. B. PDF-Dokumente) herunter. Der Zugriff auf den Service «Meine Kinder» wird nicht im Browser-Cache auf dem Computer der sorgeberechtigten Person abgelegt. 

Die durch den Service «Meine Kinder» erfassten Daten werden vom SSD nicht unbefugt weitergegeben. Zwischen den einzelnen Services auf «Mein Konto» besteht keine Verknüpfung. Die vorgenannten Daten werden nicht zu Auswertungs- oder anderen Zwecken verdichtet. 

Weitere Daten wie Name, Vorname, Rufvorname, Adresse, Nationalität, Geschlecht, Geburtsdatum und AHVN13, sind durch die sorgeberechtigten Personen nicht editierbar. Diese Daten werden direkt aus der beim SSD im Einsatz stehenden Datenbank über eine sichere Verbindung abgerufen.

Das SSD kann die vorliegenden Besonderen Nutzungsregelungen jederzeit ändern. Die Änderungen werden den sorgeberechtigten Personen über den Service «Meine Kinder» mitgeteilt oder auf andere geeignete Weise (z. B. bei der Anmeldung) bekanntgegeben. Sie gelten als genehmigt, sofern die sorgeberechtigte Person nicht innert Monatsfrist widerspricht. Bei einem Widerspruch ist kein Zugang zum Service «Meine Kinder» mehr möglich.

Bei Streitigkeiten betreffend den Service «Meine Kinder» gilt als ausschliesslicher Gerichtsstand die Stadt Zürich und es gilt Schweizer Recht.