Artikel erschienen am 5. Oktober 2023

​​​​Ohne Daten kein modernes Gesundheitswesen: Für das Stadtspital Zürich ist es essenziell, Personalkennzahlen jederzeit im Blick zu haben. Denn die wichtigste Ressource sind die Mitarbeitenden. Das sind gesuchte Fachkräfte wie Fachärzte und Pflegepersonal. Um einen effektiven und effizienten Spitalbetrieb zu gewährleisten, ist es zentral, Zeitsaldi, Absenzen, Personalaufwand sowie finanzielle Aspekte wie Auszahlungen von Überstunden im Blick zu behalten, um wichtige Entscheidungen zeitnah zu treffen. 

Die benötigten Daten mussten bisher über mehrere Excel-Dateien und Power-Point Dokumente zur Analyse manuell aufbereitet und für verschiedene Anspruchsgruppen visualisiert werden. Dies bedeutete enormen Aufwand für das HR-Controlling. Damit verbunden waren natürlich hohe Kosten. Zusätzlich konnten nicht alle Informationsbedürfnisse erfüllt werden. So fehlte in vielen Fällen die für Entscheidungen notwendige Detailtiefe in den Daten. Besonders zentral ist zudem das Thema Datenschutz: Die Verarbeitung von Personendaten bedarf besonderer Schutzmassnahmen, so dass bisher eine effiziente Verteilung der so wichtigen Personalkennzahlen über den manuellen Weg nicht ohne enormen Zusatzaufwand möglich war. 

Das interdisziplinäre Team, bestehend aus den Data & Analytics Expert*innen der OIZ und den Fachanwender*innen des Stadtspitals Zürich, konnte eine massgeschneiderte Lösung auf Basis modernster BI-Technologie von SAP einführen. In einem agilen Vorgehen hat man gemeinsam die Anforderungen evaluiert und Schritt für Schritt umgesetzt. Das neue HR-Cockpit wurde mit der interaktiven webbasierten SAP Analytics Cloud (SAC) umgesetzt. Die automatisierte Verarbeitung und Aufbereitung der Datenbasis, inkl. komplexer Berechnungen geschieht im etablierten SAP Business Warehouse (SAP BW) System. Dort wurde auch eine ausgeklügelte und individuelle Berechtigungslogik eingeführt, um die Daten vor unbefugten Zugriffen zu schützen und den jeweiligen Führungsebenen nur die für sie relevanten Datenpunkte anzuzeigen.

Die Führungskräfte des Stadtspitals Zürich können über den Webzugriff in der SAP Analytics Cloud selbstständig auf das HR-Cockpit zugreifen, interaktive Filter setzen, Details und Ausschnitte von Daten analysieren und visualisieren. Sogar Berechtigungen können durch die autorisierten Fachanwender*innen selbst vergeben werden. Das ist aber noch nicht alles: Das HR-Controlling kann mit der neuen Lösung eigene Datenquellen über einen vordefinierten Prozess bequem anreichern. Und dies im Self-Service, ohne die Unterstützung der Data & Analytics Expert*innen der OIZ. 

Bereits während des Projekts war die kontinuierliche Begleitung durch die Mitarbeitenden des HR-Controllings des Stadtspitals Zürich essenziell für den Erfolg des Vorhabens. Ohne das engagierte Aufbereiten der Anforderungen durch die Fachanwender*innen, das regelmässige Feedback sowie ausgiebiges und mehrfaches Testing aller Module, wäre diese innovative Lösung nicht entstanden. Flankierend haben der Rechtsdienst des Stadtspital Zürich, der städtische Datenschützer und die OIZ gemeinsam ein auf diese neue Situation adaptiertes Datenschutzkonzept erarbeitet und damit Pionierarbeit geleistet.  

Die manuellen Prozesse für Datenaufbereitung, Verteilung, Berechtigung und Visualisierung wurden automatisiert. Damit werden über die Zeit signifikante Ressourcen eingespart, welche nun entsprechend für eine detailliertere Datenanalyse verwendet werden können. Und die moderne Cloud-basierte Lösung erfüllt die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes. Viel wichtiger aber für das Spital: Die entscheidenden Kennzahlen stehen nun monatlich für alle Bereiche detailliert zur Verfügung: Damit verbessert sich die Planung und der Einsatz von Ressourcen. Last but not least: Das HR-Controlling hat mit dem neuen Cockpit eine moderne webbasierte und interaktive BI-Lösung im Einsatz – ein grosser Schritt in die Richtung des modernen datengetriebenen Spitalbetriebs.