Artikel erschienen am 16. Januar 2024
«Mein Konto» startet mit ausgebautem Angebot ins neue Jahr: Der Service «Meine Kinder» steht sorgeberechtigten, in der Stadt Zürich wohnhaften Personen mit Kindern ab Kindergartenalter zur Verfügung. Das Angebot wird vom Schulamt bereitgestellt und ist nahtlos in «Mein Konto» integriert. Die OIZ war von Anfang an in das Projekt involviert und unterstützte in verschiedenen Bereichen: von der Idee, über die Konzeption und der User Journey bis zur technischen Projektleitung. Seit Start im November 2023 sind nun schon mehr als 27 000 Kinder registriert.
Auf der Plattform können Eltern ihr Kind für den Kindergarten registrieren, Schulgesuche einreichen, Betreuungsplätze buchen, sich über anstehende Informationsveranstaltungen informieren, personalisierte Mitteilungen einsehen und vieles mehr. Der Service «Meine Kinder» bietet Nutzenden höchste Informations- und Datensicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Die Vorteile
Der neue Service führt bei Eltern und Sorgeberechtigen sowie stadtintern beim Schulamt und bei den Kreisschulbehörden zu einer Vereinfachung und Automatisierung. Eltern können nun viele administrative Prozesse rund um die Schule einfach und schnell digital erledigen. Das reduziert auch den Aufwand auf Verwaltungsseite. So werden beispielsweise künftig alle Kontaktdaten, die über den Service verwaltet werden, nur noch an einem Ort gepflegt und viele Briefe, Formulare oder briefliche Korrespondenz werden durch digitale Prozesse abgelöst. Allein durch die digitalisierte Kommunikation der Schulzuteilungen müssen künftig jährlich 10 000 Briefe weniger verschickt werden.
Bettina Goodman, Projektleiterin Schulamt und Luciano Leins, Projektleiter OIZ geben einen Einblick ins Projekt
Was waren die Herausforderungen im Projekt?
Luciano: Die Koordination der vielen Anspruchsgruppen war herausfordernd. Hier hat Bettina einen super Job gemacht! Die technische Umsetzung haben wir mit drei externen Firmen zusammenentwickelt sowie mit dem «Mein Konto»-Team der OIZ und der Fach-IT vom Schul- und Sportdepartement, die alles in den laufenden Betrieb integriert haben. Am Schluss die aus verschiedenen Teilen zusammengesetzten, durchgängigen Arbeitsprozesse zu testen, war für mich die grösste Herausforderung.
Worauf seid ihr besonders stolz?
Bettina: Wir haben unglaublich viele Anspruchsgruppen, welche wir koordinieren müssen. Das Schwierige dabei ist, die verschiedenen Anforderungen aufzunehmen, auf das Wesentliche zu komprimieren und daraus ein einfaches und gutes Produkt zu entwickeln. Ich denke, das ist uns gelungen und darauf bin ich sehr stolz!
Was ist der grösste Nutzen für die Eltern?
Luciano: Durch den Service «Meine Kinder» können Eltern ihre Daten selbst verwalten. Diese werden dann an die zuständigen Stellen im Schulsystem weitergeleitet. Somit müssen viele lästige Formulare nicht mehr ausgefüllt und zurückgeschickt werden. Auch die Post während des Schulstarts der Kinder fällt weg. Die An- oder Abmeldung für den Kindergarten geht neu ganz einfach digital.
Eure Arbeit ist noch nicht fertig. Wie geht es weiter?
Bettina: Wir planen bereits die nächste Ausbaustufe. Jetzt haben wir eine gute Basis geschaffen, um den Eltern immer mehr Prozesse digital anbieten zu können. Dazu zählen unter anderem Sport- und Musikkurse buchen und anzeigen oder Subventionen beantragen.