In Zusammenarbeit mit der Stadtkanzlei und den Dienstabteilungen haben wir die Strukturen für den neuen Webauftritt der Stadt Zürich erarbeitet. Im Vordergrund stehen eine professionalisierte Redaktionsorganisation, eine themenorientierte Informationsarchitektur sowie Verbesserungen bei der Integration von Services. Die Realisierung erfolgt im Jahr 2024.

Im Geschäftsjahr 2023 haben wir zahlreiche Abteilungen bei der Digitalisierung beraten. Unter unserer Federführung wurden in zwei Design Thinking Workshops Lösungen für eine effiziente Interaktion zwischen Behörden, Privaten und Institutionen im Kontext von Liegenschaften entwickelt. Eines unserer Beratungsteams hat die Stadtpolizei beim Aufbau eines Digitalisierungsprogramms unterstützt. Gemeinsam mit dem Bevölkerungsamt haben wir die Prozesse rund um das Thema Geburt optimiert. Dabei wurde der Fokus auf die Bedürfnisse unserer Kund*innen gelegt und die Optimierung medienbruchfrei und digital gestaltet.

Wir sorgen dafür, dass Clouddienste in der Stadt sicher und vorschriftsgemäss genutzt werden können. Dafür wurde ein neuer Prozess für das Cloud-Compliance-Management eingeführt, um vertragliche Vereinbarungen sowie technische und organisatorische Massnahmen regelmässig zu überprüfen. Dieser Prozess basiert auf dem städtischen Handbuch für Informationssicherheit und international anerkannten Standards.

Ein Schwerpunkt lag auf dem umfassenden Schutz der städtischen Kundensysteme und dem massiven Ausbau der Erkennungsmöglichkeiten von Cyberangriffen. Neben den technischen Sicherheitssystemen setzen wir weiterhin auf Sensibilisierungsaktivitäten wie Live-Hacking-Events und interne Webinare.

Wir haben 2023 die Migration der zentralen Speicherplattformen auf hyperkonvergente Systeme in unseren Rechenzentren abgeschlossen. Dank Automatisierungen können wir den Betrieb der kontinuierlich wachsenden Infrastruktur mit einem stabilen Personalbestand sicherstellen. Mit der Bereitstellung von Microsoft Azure Services für die Stadt Zürich kann die Stadtverwaltung moderne Cloud-Technologien sicher nutzen. In Zusammenarbeit mit ewz haben wir die Netzwerkanbindung an die Schweizer Rechenzentren von Microsoft realisiert.

Der neue Service «Meine Kinder» bietet den Eltern oder Sorgeberechtigten der rund 35 000 Schüler*innen an der Stadtzürcher Volksschule die Möglichkeit, zahlreiche administrative Prozesse digital, sicher und geschützt sowie rund um die Uhr auszuführen. Von der Registrierung für den Kindergarten, dem Einreichen von wichtigen Dokumenten bis zur Buchung von Betreuungsplätzen – all diese Prozesse werden durch den neuen Service unterstützt.

Der Service «Meine Kinder» ist Teil des städtischen «Mein Konto», welches mehr als 200 000 Nutzer*innen verzeichnet.  

Das Digi+Team von OIZ und Smart City hat erfolgreich Aufträge und Vorhaben in 17 Dienstabteilungen erbracht bzw. umgesetzt – von der Beratung, über die Befähigung bis zu Umsetzung von Projekten. Dazu gehörten beispielsweise ein Data-Governance-Projekt für die Dienstabteilung Verkehr, ein Prototyp für den Geburtenprozess im Bevölkerungsamt sowie ein Inventarapp auf Basis der Power Platform für Geomatik + Vermessung.

In der Stadtverwaltung setzen wir «Künstliche Intelligenz» bereits seit einigen Jahren ein. Darüber hinaus haben wir 2023 den Stadtrat über weitere Einsatzmöglichkeiten informiert und sechs spannende Websessions zum Thema KI mit verschiedenen Expert*innen organisiert. Über 900 Teilnehmende aus allen Departementen und Dienstabteilungen haben daran teilgenommen und wertvolle Inputs für ihren beruflichen Alltag erhalten. 

Die Mitarbeitenden aus dem Projekt «ZOOM2» (Zürich Optimized Output Management) haben bis Ende September 2023 die gesamte Print- und Scan-Flotte erneuert. Total wurden 4 000 Gross- und Klein-Druckersystemen in der ganzen Stadtverwaltung ersetzt.

Das Print-Volumen ist im vergangenen Jahr um ca. 1.5 Mio. Seiten auf total 17.9 Mio. Seiten gesunken. 

Daten sind in der Stadt Zürich eine wichtige Ressource für die Digitalisierung. Sie bilden die Grundlage für faktenbasierte Entscheidungen und für den Einsatz neuer Technologien wie «Künstlicher Intelligenz». Ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten erhöht das Vertrauen in die Verwaltung und schafft Nutzen für Bevölkerung, Wirtschaft und Wissenschaft.

Auf dem Weg zu dieser Vision haben wir wichtige Meilensteine erreicht: der Stadtrat hat den Auftrag zur Erarbeitung einer Datenstrategie erteilt und das Projekt «Stadtweiter Datenkatalog» bewilligt.

Seit 2016 prüft und zertifiziert die TÜViT GmbH beide städtischen Rechenzentren auf Energieeffizienz. Anfangs erhielten sie das Zertifikat für den Reifegrad 1. Im Jahr 2019 wurde das höchste Niveau der Energieeffizienz-Zertifizierung, nämlich Reifegrad 4, erreicht. Seitdem wurde die Rezertifizierung jährlich bestätigt. Dadurch gehören die RZ Albis und Hagenholz weiterhin zu den energieeffizientesten Rechenzentren in Europa.

Der Grossteil der städtischen Dienstabteilungen arbeitet nun auf der M365-Plattform. Wir haben die Verteilung der Applikationen und Tools in Pakete aufgeteilt und gestaffelt in 45 Dienstabteilungen ausgerollt. Dabei wurden die bestehenden Office-Apps mit den neuen M365-Versionen aktualisiert. Unsere Mitarbeitenden haben neu Zugang zu einer Reihe nützlicher Tools rund um die Themen Messaging, Telefonie und Zusammenarbeit. Seither haben wir 845 Team-Räume bereitgestellt und 9'028 Telefonanschlüsse laufen neu auf Phone System.