2021 war für die OIZ ein bewegtes, aber sehr erfolgreiches Jahr. Grosse Digitalisierungsvorhaben konnten initiiert und neue Services für die Bevölkerung und die Mitarbeitenden der Stadt Zürich realisiert werden. Folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Arbeitsfelder.
Arbeitsplatz der Zukunft
Mit dem «Arbeitsplatz der Zukunft» modernisiert die OIZ schrittweise die digitale Arbeitsumgebung der städtischen Mitarbeitenden. In einem ersten Schritt wurden im 2021 neue, cloudbasierte Kommunikations- und Kollaborationsinstrumente eingeführt. Dazu gehören unter anderem Chat- und Videokonferenztools oder neue Instrumente zum Aufgabenmanagement. Die digitalen Werkzeuge sind auch auf mobilen Geräten oder über einen Browser komplett ortsunabhängig verwendbar. Begleitet wurde die Einführung in den Dienstabteilungen und Departementen mit einem Schulungsangebot, aber insbesondere auch durch den Aufbau einer Community mit über 400 Mitarbeitenden, welche ihre Kolleginnen und Kollegen bei der erstmaligen Verwendung der neuen Instrumente unterstützen.
Digi+
In Zusammenarbeit mit Smart City Zürich startete die OIZ das auf fünf Jahre befristete Programm «Digi+», welches der Digitalisierung in der Stadtverwaltung weiteren Schub verleihen wird. Ziel ist insbesondere die systematische Digitalisierung der Prozesse in den Departementen und Dienstabteilungen. Nach Start des Programms «Digi+» im November im Beisein des Stadtrats und der DirektorInnen der städtischen Dienstabteilungen, startete das Digi+-Team in zahlreichen Dienstabteilungen mit den jeweiligen Geschäftsleitungen den Aufbau von digitalen Roadmaps, soweit diese nicht schon vorhanden sind. Ab 2022 werden daraus Digitalisierungsprojekte umgesetzt.
Schulinformatik
Mit den Projekten «Anbindung der Aussenstellen» und «Präsentation und Projektion» konnte die Schulinformatik die IT-Infrastruktur in den Schulen erweitern. Der weitere Ausbau von MS Teams erleichterte die Zusammenarbeit im Unterricht und ermöglichte spezielle Online-Unterrichtsformen aufgrund von Quarantänemassnahmen. In einer Pilotphase wurde der virtuelle Desktop «KITSvd» im Schulumfeld getestet. Damit können Schülerinnen und Schüler ab der 3. Primarklasse und der Sekundarstufe und Lehrpersonen mit privaten Computern sicher auf die Schulumgebung zugreifen. Diese neue Möglichkeit, die in den Schulen und auch zu Hause zur Verfügung steht, wird 2022 stadtweit ausgerollt. Insgesamt stehen den 1'850 Schulklassen knapp 27'000 PCs, Tablets und Convertibles sowie über 4'000 Drucker und rund 40'000 Mailboxen zur Verfügung.
Transformation SAP S/4HANA
Zur Unterstützung der stadtweiten Digitalisierungsvorhaben hat die OIZ 2021 die Migration der SAP-Systeme auf die neue Plattform SAP S/4HANA gestartet. Dazu gehören Projekte in den Elektrizitätswerken Zürich, dem Stadtspital, der Immobilienbewirtschaftung und dem städtischen FRL-System. Bei Entsorgung + Recycling (ERZ) wurde die bestehende Lösung erfolgreich auf S/4HANA migriert und um eine Branchenlösung für die Entsorgungswirtschaft erweitert, welche einen wichtigen Pfeiler in der Digitalisierungsstrategie von ERZ bildet.
Zusätzlich wurde eine neue auf SAP basierende Spesenlösung (Concur) und Vorplanlösung (Allevo) in verschiedenen Dienstabteilungen eingeführt.
Cloud-Nutzung von Azure
In der Public Cloud von Microsoft werden IaaS (Infrastruktur als Service) und PaaS (Plattform als Service) mit dem Cloud-Angebot von Azure zur Verfügung gestellt. Für die Stadt Zürich hat die OIZ für die stadtweite Nutzung von Azure-PaaS-Diensten eine eigene Umgebung in Azure aufgebaut, welche die städtischen Dienstabteilungen nach ihrem Bedarf nutzen können. Damit ergänzt die OIZ ihre bestehenden On-Premise Rechenzentren mit einem durch sie gemanagten Cloud-Datencenter.
Um die Azure-Cloud-Services stadtweit nutzen zu können, müssen zum einen Regelwerke für die technische Implementation und zum anderen organisatorische Vorgaben erstellt werden. Im 2021 konnten erste städtische Dienstabteilungen auf die Azure-Cloud-Services über die von der OIZ erarbeiteten Standards zugreifen und Cloud-Ressourcen nutzen. Weitere Beispiele sind die Nutzung einer Objektdatenbank für 3D-Planungselemente oder die Auswertung von IoT-Daten. In diesem Jahr wird die Azure-Umgebung weiter ausgebaut und noch breiter genutzt werden.
Energieeffizienz
Die OIZ hat auch im 2021 ihre Energieeffizienz forciert: Auf den Dachflächen des OIZ-Hauptgebäudes konnte durch das ewz eine Photovoltaik-Anlage (PV-Anlage) realisiert werden. Diese produziert ca. 64'000 kWh pro Jahr. Die produzierte Leistung an einem schönen Sommertag reicht aus, um den Energiebedarf der beiden Bürogebäude der OIZ (bei Vollbelegung) um rund 60% abzudecken. Ausserdem wird mit der Wärme, welche aus den Rechenzentren Albis und Hagenholz erzeugt wird, die Wärme-Versorgung für rund 800 Wohnungen realisiert. Mit dieser Abwärmenutzung werden jährlich ca. 8'000 MWh an fossiler Energie (Gas, Heizöl) eingespart.
E-Government
Mit der Einführung der «Zürich Access» -App ist es seit Frühjahr 2021 möglich, sich passwortlos und sicher bei «Mein Konto», dem zentralen Zugang zu den städtischen Online-Services, anzumelden. Es wurden weitere Online-Angebote wie der «Bauprojektinformation-Service» lanciert, der die Nutzenden automatisch über Bauvorhaben oder öffentliche Planvorlagen im eigenen Wohnquartier informiert. Mit dem Service «Marktplatzverlosung» können sich Interessierte seit Juni 2021 an der Verlosung für einen Flohmarktstand am Bürkliplatz online anmelden. Mitte März registrierte sich auf «Mein Konto» der 100'000-ste User. Ende Jahr 2021 waren es bereits über 135'000 Nutzerinnen und Nutzer. Für das Gesundheits- und Umweltschutzdepartement (GUD) hat die OIZ die Erstellung eines Zielbilds für einen themenspezfischen Internetauftritt Zürich im Alter beratend unterstützt. Die Website ging 2021 live.
Relaunch der städtischen Website
Im Oktober 2021 hat die IT-Delegation der Stadt Zürich die Konzeptphase für die Überarbeitung der städtischen Website freigegeben. Ziel des Relaunches ist es, den Webauftritt zu standardisieren, die Redaktionsprozesse zu professionalisieren sowie die inhaltliche Qualität zu steigern. Die nahtlose Einbindung von Online-Services sowie Automatisierungen bei der Erstellung und Verwaltung von Inhalten sind ebenfalls Ziele des Projektes. Die Projektleitung und die technische Umsetzung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der Stadtkanzlei durch die OIZ.
Städtisches Gebäude und Wohnungsregister (GWZ)
Seit September 2021 ist das neue Gebäude- und Wohnregister (GWR) der Stadt Zürich in Betrieb. Dieses entspricht den neuesten Anforderungen des Datenkatalogs des Bundesamtes für Statistik. Ausserdem bildet es Grundlage für viele Statistiken, die teilweise auch via Open Government Data interessierten Kreisen zur Verfügung stehen. Mit der Umstellung auf das neue Register wurden zusätzliche Schnittstellen vollautomatisiert. Ein weiterer wichtiger Meilenstein der Digitalisierung der Stadt Zürich.
Informationssicherheit
Als Reaktion auf eine sich stetig verschärfende Bedrohungslage im Bereich Cyber Security hat die OIZ im Frühjahr 2021 das Programm «Cyber Security Massnahmen» (CSM) gestartet. Mit einem breiten Spektrum von Massnahmen technischer wie organisatorischer Natur wird die Widerstandsfähigkeit der Stadt Zürich gegenüber Cyber Angriffen weiter gestärkt. Im 2021 lagen hier erste Schwerpunkte in den Bereichen Detektion, Security Operation Center (SOC) und Sensibilisierung. Die OIZ hat zusätzlich ihr Risiko Management intensiviert.
Digitalisierungskompetenzen der städtischen Mitarbeitenden fördern
Digitalisierungskompetenzen sind eine Voraussetzung für eine effiziente Nutzung der digitalen Instrumente und Hilfsmittel. Bei der Förderung der Digitalisierungskompetenzen der städtischen Mitarbeitenden ist die OIZ in Zusammenarbeit mit Human Ressource Management der Stadt Zürich (HRZ) im 2021 neue Wege gegangen. Mit internen Webinaren zu ganz praktischen Themen wie die Verwendung von OneNote oder MS Teams aber auch zu Themen wie Führen auf Distanz, Umgang mit eigenen Ressourcen oder optimale Teamarbeit im Homeoffice und über 20 weiteren Themen konnten Tausende von Mitarbeitenden aus allen Departementen erreicht werden. Zur Einführung des Arbeitsplatzes der Zukunft wurde eine onlinebasierte, moderierte Community aufgebaut, in der sich die städtischen Mitarbeitenden mit Tipps und Tricks gegenseitig helfen. Die Community zählte Ende 2021 2'900 Mitglieder aus allen Dienstabteilungen der Stadt Zürich und wird im 2022 weitergeführt.