Artikel erschienen am 14. Januar 2021

Ein weiterer Schwerpunkt der Strategie ist eine virtuelle Querschnittsorganisation, die neue Applikationen und technologisches Wissen zu den Mitarbeitenden bringt und deren digitale Kompetenzen und Bereitschaft für den digitalen Wandel fördert. Ein bis drei Mitarbeitende pro Geschäftsbereich nehmen zu diesem Zweck eine Zusatzfunktion als DigitalisierungsbegleiterIn wahr, kurz: «Digi». Diese Zusatzfunktion umfasst sechs bis zehn Stunden pro Monat innerhalb des bestehenden Anstellungsgrads. Für die Rekrutierung wurde Ende 2018 in Zusammenarbeit mit dem gesamten Kader ein internes Stelleninserat entworfen.

Die «Digis» nehmen eine Rolle als Botschafterinnen und Botschafter ein und treiben den digitalen Wandel im Tiefbauamt voran. Sie stehen dafür in engem Austausch mit der Fach-IT. Die «Digis» tragen die Anliegen der IT in die Fach- und Geschäftsbereiche und, andersherum, sie bringen Bedürfnisse der Bereiche bei der IT ein. Sie erkennen das Potential neuer Technologien, mit denen Arbeitsprozesse ihres Bereichs besser gestaltet werden können. Und sie unterstützen die IT bei der Definition von Anforderungen, Planung, Umsetzung, Einführung und Schulung der Mitarbeitenden im Bereich.

Digitalisierung bedingt einen kulturellen Wandel. Jahrelang praktizierte Abläufe werden verändert und müssen neu gelernt werden. Die Begleitung dieses Wandels ist fundamental für eine erfolgreiche digitale Transformation. Die «Digis» nehmen auch diese Aufgabe wahr. Sie unterstützen erfahrene Mitarbeitende, Prozesse zu überdenken und neue Technologien und Möglichkeiten auszuprobieren.

In monatlichen Meetings wird Wissen zu aktuellen Themen vermittelt. Beispielsweise erhielten die «Digis» Einblick in die Anwendung von Augmented Reality anhand der Visualisierung des Trams Affoltern. Ein weiteres Referat brachte den Einsatz von Internet of Things in der Stadt näher: Durch Sensoren und der Übertragung von Daten via Funknetz lassen sich in Echtzeit die Verfügbarkeit von Parkplätzen, die Benutzung von städtischen Velopumpstationen oder der Wasserstand in Schächten ablesen. 

Die Inputs von aussen und der Austausch untereinander fördern Ideen für Veränderungen bei der eigenen Arbeit. Aus diesen können konkrete Projekte entstehen. So hat die «Digi»-Gruppe beispielsweise eine kreative Infokampagne lanciert mit dem Ziel, den Papierverbrauch weiter zu senken. Auch nutzt das Tiefbauamt OneNote und Sharepoint-Arbeitsräume als praktische Instrumente der digitalen Zusammenarbeit viel intensiver, seitdem die «Digis» deren Vorteile in den eigenen Bereichen bekannt gemacht haben. Aus der Idee, die Bauprojektkommunikation zu digitalisieren, ist ein Konzept entstanden, das zur Umsetzung bereitsteht: Über «Mein Konto» soll die interessierte Bevölkerung zukünftig Informationen zu Planauflagen und Baustellen quartierweise abonnieren können.

In der gegenwärtigen Corona-Pandemie wird der Nutzen der «Digis» besonders augenfällig: Sie konnten ihre Kolleginnen und Kollegen aktiv bei der Umstellung auf Homeoffice, der flächendeckenden Anwendung von elektronischen Workflows, Web- und Videokonferenzen und der elektronischen Unterschrift unterstützen. Zusätzlich führten sie in ihren Bereichen spontane Schulungen durch und standen den Mitarbeitenden als zusätzliche Anlaufstelle zur Verfügung.

Inzwischen werden die «Digis» bei den meisten IT-Projekten im Kernteam eingesetzt. Sie sind ein fester und wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie und der Organisation des Tiefbauamts geworden.

Die Digitalisierung bringt neue Geschäftsmodelle und eröffnet Wachstumsmöglichkeiten. Sie erhöht die Transparenz und Verfügbarkeit von Informationen. Wichtig dabei ist, dass die Menschen begleitet und mitgenommen werden. Als Direktorin des Tiefbauamts der Stadt Zürich interessieren mich natürlich auch die neuen Möglichkeiten in der Mobilität und beim Bauen, insbesondere beim Building Information Modeling (BIM). Da stehen uns noch tiefgreifende Veränderungen bevor.

Im Vergleich zu anderen Verwaltungen sind wir sehr gut aufgestellt. Mit dem Tempo, das in der Privatwirtschaft vorgegeben wird, ist allerdings schwierig mitzuhalten. Aber auch dort ist nicht alles Gold, was glänzt und wir dürfen stolz auf unsere Lösungen sein.

Bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen sind wir schon sehr weit und konnten dadurch an Transparenz und Effizienz in diesen Prozessen gewinnen. Die Themen «Smart Mobility» und «BIM» bearbeiten wir aktiv. Mit unserer neuen Stabsstelle «Digitale Planung» haben wir unser Know-how verstärkt und gewinnen zusätzlichen Schub.