Artikel erschienen am 12. September 2023

Die sieben Assistentinnen haben eine klare Mission. Renate Risch (Assistentin von Stadtrat Andreas Hauri im Gesundheits- und Umweltdepartement) fasst diese wie folgt zusammen: «Wir möchten zum ersten Mal in der Stadtverwaltung, über alle Dienstabteilungen und Hierarchiestufen hinweg, einen Austausch für Mitarbeitende in Assistenzfunktionen ermöglichen. Denn trotz der Vielfältigkeit unserer Herausforderungen und verschiedener Arten der Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten ist unser Credo immer das gleiche: bestmöglichen Service und Unterstützung für Vorgesetzte und für das Team zu erbringen.»
Die Expertinnen sind überzeugt, dass die stadtweite Vernetzung grosses Potential birgt. Sie möchten die Assistent*innen der Stadtverwaltung zusammenbringen, sie motivieren voneinander zu lernen, Synergien zu nutzen und sich gegenseitig zu unterstützen. Auch wollen sie das Gefühl weitergeben, dass es einfach Spass macht, innovativ mit den neuen Instrumenten zu arbeiten und so proaktiv den ganz persönlichen «Arbeitsplatz der Zukunft» zu gestalten.

Die Zusammenarbeit in den Expert*innen-Pools wurde durch das Community Management der OIZ angestossen und bis heute mitbegleitet. Der Fokus liegt darauf, eine neue Zusammenarbeitsform zu etablieren, die auf Freiwilligkeit, Selbstorganisation, Vertrauen und Transparenz beruht.

Zuerst wurden im Expert*innen-Pool der Assistent*innen die wichtigsten Aufgaben verteilt. In Kleingruppen wurde eine Strategie erarbeitet, Fokusthemen definiert, Kommunikationswege festgelegt und ein Redaktionsplan erstellt. Die Assistent*innen sahen sich mit vielen Fragen konfrontiert: Wie gestaltet man einen Team-Raum, damit er alle Assistent*innen der Stadtverwaltung Zürich anspricht und motiviert, sich einzubringen? Welche Ziele sollen verfolgt und auf welche Weise Inhalte spannend vermittelt werden? Wie können alle Mitglieder des Team-Raums am besten von- und miteinander lernen?​

Nach intensiver Vorbereitung wurde am 8. Mai 2023 ein Team-Raum für den ersten, stadtweiten Austausch von Kolleg*innen in Assistenzfunktionen eröffnet und bietet bereits zum Start rund 280 Assistent*innen in der Stadt Zürich die Möglichkeit, sich über M365 und vieles mehr auszutauschen. Neue Kolleg*innen werden fortlaufend aufgenommen und in der Assistent*innen-Community willkommen geheissen.

Nach dem ersten Kickoff zur Eröffnung der Community am 11. Mai 2023 folgte eine Reihe von Webinaren zu Lerninhalten, zum Erfahrungsaustausch auf Augenhöhe und zum Einblick in die Arbeitsweise von Assistent*innen. Neben den Webinaren lebt die Community aber vor allem davon, dass in den Beiträgen kurz und knapp Wissenswertes ausgetauscht wird, wie beispielsweise die beliebtesten Shortcuts oder die wichtigsten Tipps für die Telefonie über Phone System (interne und externe Telefonie über MS Teams).

In diesem Sinne werden alle Kolleg*innen in städtischen Assistenzfunktionen ermutigt, den Austausch zu nutzen und sich einzubringen. «Wir möchten weg von One-Woman- und One-Man-Show-Lösungen hin zu modernem, kollaborativen Arbeiten in der Community», fasst Claudia López (Assistenz Direktor Schulamt) das Ziel zusammen.

Um die Vernetzung weiter zu steigern, wird im Oktober ein erster gemeinsamer Anlass vor Ort in der OIZ stattfinden. Das Programm beinhaltet sowohl einen formellen Teil (mit einer Podiumsdiskussion und einem Informationsteil) als auch einen informellen Teil (ungezwungener Austausch nach den Inputs und Feedback-Wall). Der Wunsch des Assistent*innen-Expert*innen-Pools ist es ihre Kolleg*innen persönlich kennen zu lernen und einen Grundstein für die weitere Zusammenarbeit und die proaktive Teilnahme in der Community zu legen. 

Die Vorteile liegen auf der Hand. Wissen/Know-How wird zugänglich und über die Community organisationsübergreifend gestreut. Problemstellungen können effizient angegangen und unabhängig von der Firmenstruktur gelöst werden. Immer mit dem Ziel, den bestmöglichen Service zu bieten und den sich ständig ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Denke daran: Communities funktionieren nur two-way und kollaborativ. Es soll nicht nur «Frontalunterricht» und «Konsum» sein, sondern ein proaktives Miteinander, wo sich jede und jeder einbringen kann.