Maximilian Stern, Co-Programmleiter Digi+, Nadine Jäger PMO und Martin Rohner, Co-Programmleiter Digi+ (v.l.n.r.)
Digi+ : Anders organisiert für noch mehr Schub bei der Digitalisierung
Wie stellt man sich auf, wenn das Ziel lautet, der Digitalisierung in der Stadtverwaltung zusätzlichen Schub zu verleihen? Martin Rohner, Maximilian Stern und Nadine Jäger schildern, welchen Weg sie mit dem Digitalisierungsprogramm Digi+ dafür eingeschlagen haben.
Wer arbeitet eigentlich bei Digi+?
Nadine: Digi+ besteht aus 20 Mitarbeitenden in zwei Dienstabteilungen. Davon wurden 13 neu rekrutiert, und zwar genau für die 5 Jahre, in denen es das Programm gibt. Alle arbeiten bei uns im Digi+-Programmteam, sie sind aber arbeitsrechtlich bei 6 verschiedenen Linienabteilungen in zwei Departementen angestellt.
Wie funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Linie und Programm?
Martin: Aus der Linie bringen die Mitarbeitenden viel Erfahrung ein, gleichzeitig können sie neues Wissen wieder in die Organisation einfliessen lassen. Das ist bei einem temporären Programm elementar. Mitarbeiter*innengespräche führen wir gemeinsam mit den Linienvorgesetzten.
Ihr führt das Team mit dem Modell einer Co-Programmleitung mit Projektmanagement-Office. Wie funktioniert das?
Max: Martin und ich sind Co-Programmleiter, Nadine leitet das Projektmanagement-Office, also die Schaltzentrale. Zu dritt verstehen wir uns als Bindeglied zwischen der Ebene der Direktor*innen und Abteilungsleiter*innen, die das Programm Digi+ steuert, und unseren zwei Digi+-Squads, die weitgehend selbstorganisiert in den Digitalisierungsvorhaben arbeiten.
Selbstorganisation in der Verwaltung – ist das möglich?
Max: Wir sind überzeugt, dass sehr viel Selbstorganisation möglich ist. Wichtig ist der klare Rahmen, welchen die Programmleitung vorgibt. Die Squads sind am produktivsten, wenn sie sich innerhalb dieses Rahmens frei bewegen können und selbst entscheiden, wie sie arbeiten.
Ihr habt von Squads gesprochen. Auch das ist kein typischer Begriff aus der Verwaltungsorganisation. Was muss man sich darunter vorstellen?
Martin: Anstatt ein Projekt von einen fachlichen Silo zum nächsten Silo weiterzugeben, sind in den crossfunktionalen Squads alle Fähigkeiten vorhanden, die es für die Entwicklung von MVPs (Minimum Viable Product) braucht - von der Beraterin bis zum Entwickler. Besonders kleine Digitalisierungsprojekte lassen sich so mit weniger Übergaben besser und schneller bewältigen.
Stichwort MVP – inwiefern arbeitet ihr agil?
Max: Anhand von Prototypen und MVP können Probleme, aber auch Chancen in einem Projekt sehr früh und auch von Laien erkannt werden. Wir versuchen darum immer so schnell wie möglich solche MVP zu entwickeln, um unsere Ideen mit Menschen aus der Bevölkerung und der Verwaltung zu testen. Erst im Anschluss schreiben wir detaillierte Spezifikationen.
Was sind die Herausforderungen eurer Organisationsstruktur?
Martin: Der Koordinationsaufwand ist hoch, weil noch nicht viel Erfahrung mit solchen Organisationsformen besteht. Da jedoch Informationen in diesem Setting besser verfügbar sind und die Projekte aus einem Guss abgewickelt werden, können wir sehr schnell arbeiten und die Qualität hochhalten.
Nach einem Jahr Digi+ und nach den ersten Erfahrungen mit dieser Organisationsform: Was schätzt ihr besonders an dieser Art der Zusammenarbeit?
Max: Ich schätze sehr, dass sich alle auf dieses Abenteuer einlassen. Wir probieren viel aus und es ist ein grosses Verständnis da, falls wir einmal etwas ausprobieren, das nicht so klappt, wie wir es uns vorgestellt haben.
Und wo trifft man Digi+ an?
Nadine: Montags im Smart City Lab in Zürich-Altstetten, Donnerstags in der OIZ in Zürich-Albisrieden und dazwischen möglichst oft in den Dienstabteilungen verteilt über die ganze Stadt.