Das grosse Ganze beginnt meist rund ein halbes Jahr vor dem Fest. Dann treffen sich die Mitarbeitenden des Teams Planung Grossanlässe (PGA) mit den Verantwortlichen der Veranstaltung zu einer ersten Absprache. Bei standardisierten Grossanlässen wie dem Züri Fäscht und dem Sechseläuten interessieren dabei vor allem die grundsätzlichen Veränderungen zu den Vorjahren – zum Beispiel die Grösse des Anlasses, der Standort des Festgeländes, die Art des Publikums oder ob geplante Baustellen den Standort oder die Art der Sanitätsposten beeinflussen könnten.

Planungsgrundlage aller wiederkehrenden Grossanlässe ist die «Standardisierung Grossanlässe». Das knapp 300 Seiten starke Dokument fasst alle Informationen, Beschlüsse und Erfahrungen zu den einzelnen Grossveranstaltungen zusammen: Wo stehen welche Posten, wie sind deren Öffnungszeiten, wie viele Mitarbeitende in welchen Funktionen werden für den Betrieb benötigt, welche Fahrzeuge und Module mit welchem Material sind wo stationiert? «Diese Erfahrungswerte sind enorm wichtig, da es kaum gesetzliche Vorgaben zur Anzahl benötigter Sanitätsposten an Grossveranstaltungen gibt. So müssen nur noch wenige Grundsatzentscheide über die benötigten Ressourcen gefällt werden, vor allem über die Abweichungen vom bisherigen Standard», unterstreicht Teamleiter Pascal von Allmen den Nutzen dieses Dokuments. Das Entscheidungsgremium besteht aus den Pikettoffizieren. Sie treffen sich jeweils im Dezember und überarbeiten die «Standardisierung Grossanlässe» nach den neuesten Erkenntnissen der vergangenen Veranstaltungen und fassen, wenn nötig, neue Beschlüsse.

Mit diesen Grundlagen im Hinterkopf macht sich das Team PGA an die zahlreichen Detailabsprachen mit den Veranstalter*innen und Partnerorganisationen, an denen Veränderungen konkret diskutiert und passende Lösungsvorschläge erarbeitet werden. «Am Züri Fäscht braucht es Lösungen für diejenigen Posten, die sich aufgrund der Erkenntnisse der vergangenen Jahre nicht bewährt haben. Den Posten Zürichhorn mussten wir näher an das Geschehenrücken, da unser Team zu abseits war», nennt Pascal von Allmen ein Beispiel. Sind die wichtigsten Fragen geklärt, lädt das Team PGA zum Orientierungsrapport ein. An diesem Informationsanlass treffen sich erstmals alle seitens SRZ am Anlass involvierten Führungspersonen zum Austausch. Neben dem Programm mit seinen Konzerten und Shows informiert das Team PGA über Verkehrssperrungen, Personenlenkung, geplante Sanitätsposten, die Ausrückordnung der Feuerwehr sowie über die Führungsorganisation und die Verstärkung der ELZ. Was bis dahin noch nicht bis zur Entschlussfähigkeit ausgearbeitet werden konnte, wird am Entschlussfassungsrapport vorgestellt und abgenommen.

Jetzt beginnen die Suche und das Zusammensetzen der einzelnen Teile – die Arbeit an den Detailkonzepten. Diese Arbeitspapiere sind für die am Anlass im Einsatz stehenden Personen gedacht. Sie enthalten sämtliche Detailinformationen wie der Standort der einzelnen Sanitätsposten, das dazugehörige Material sowie die Fahrzeuge, Namen und Schichtzeiten der eingeteilten Mitarbeitenden, der zu nutzende Funkkanal, Verpflegungsmöglichkeiten sowie der Standort der Toilette. «Auch das Erstellen der relevanten Pläne im Geoinformationssystem (GIS), die Postenorganisation und die Definition der Rettungszufahrten zählen in dieser Phase zu unseren Aufgaben», erläutert Veranstaltungsplaner Lukas Studer. Eine Herkulesaufgabe bildet die Suche nach dem zusätzlich benötigten qualifizierten Personal. Welche Herausforderungen diese mit sich bringt, wissen Dani Allemann (Dienstplaner) und Natascha Walther (Veranstaltungs- und Dienstplanerin).

Dani Allemann: Unsere Hauptaufgabe besteht darin, genügend interne und externe Mitarbeitende zu finden und einzuplanen, die zusätzlich im Einsatz stehen. Für das Fest braucht es viele Fachpersonen wie die ausrückenden Rettungskräfte unseres Rettungs- und Verlegungsdiensts sowie von Partnerrettungsdiensten, Notärzt*innen und Spezialist*innen der Milizfeuerwehr wie die Kata-Samariter*innen. Wir sind zudem dafür verantwortlich, dass alle Mitarbeitenden im Vorfeld alle benötigten Informationen erhalten, wie den Dienstbefehl, die verschiedenen Einsatzkonzepte und die Personallisten der verschiedenen Posten.

Natascha Walther: Es braucht vorgängig eine akribische Planung. Der grundsätzliche Personalbedarf wird jeweils Anfang Jahr für das ganze kommende Jahr an die Mitarbeitenden der Milizfeuerwehr, Kata-Samariter*innen und die Partnerorganisationen versendet. Beim Rettungs- und Verlegungsdienst plane ich Sperrtage in unserem Arbeitszeiterfassungs-Tool ein. So ist sichergestellt, dass die Mitarbeitenden während des Züri Fäschts zur Verfügung stehen. Natürlich sprechen wir uns auch regelmässig mit der Dienstplanung des Rettungsdiensts ab – wir wollen ja kein Personal einteilen, das dann im Tagesgeschäft fehlt.

Dani Allemann: Die Personalplanung der Sanität ist eine echte Herausforderung. Neben den regulären Schichten im Rettungsdienst werden am Züri Fäscht zehn Sanitätsposten betrieben, und wir müssen auch die Wachverstärkung einplanen. Das sind bis zu 50 zusätzliche Fachpersonen pro Tag. Dennoch müssen personalrechtliche Vorgaben wie Gesamtarbeitszeit und Ruhezeiten zwischen den Schichten eingehalten werden. Alles unter einen Hut zu bringen, ist nicht einfach, macht aber auch viel Freude.

Bei der Durchführung der Grossanlässe ist die Abteilung Material mit ihren Mitarbeitenden unverzichtbar. Luca Tuzza, Stabsmitarbeiter Logistik, bildet dabei die Schnittstelle zum Team PGA. Er klärt ab, ob die Logistik über das benötigte und geplante Material verfügt, und veranlasst die Beschaffung: «Vom Bänkli über Kühlschränke zu Medizinalprodukten und Zwischenverpflegung ist alles dabei», erklärt Luca Tuzza. Rund ein Monat vor dem Anlass beginnen die Mitarbeitenden des Lagers mit den Vorbereitungen und dem Bepacken der 40 bis 50 benötigten Gitterrollwagen. Personalplanung und Disposition sind auch hier die grösste Herausforderung: «Die Gitterwagen laden wir in die Lastwagen und liefern sie zu den Sanitätsposten. Für deren Aufbau benötigen wir zwischen fünf und acht Personen pro Posten. Sie müssen in zusätzlichen Fahrzeugen vor Ort gebracht werden», erläutert Luca Tuzza. «Zudem koordinieren wir die Verpflegung, die Nachlieferung von verbrauchtem Material sowie den Abbau und den Rücktransport nach dem Fest.» Auch nach der Veranstaltung gibt es alle Hände voll zu tun: Die Retablierung des Materials dauert in der Regel einen Monat.

Als ebenso wichtiges Puzzleteil gilt die Arbeit der Feuerpolizei. Jede*r der rund 150 Festwirt*innen muss im Vorfeld ein Konzept einreichen mit Informationen über die geplanten Bauten, was verkauft wird, ob Live-Shows geplant sind oder ein DJ Musik spielt. Die Mitarbeitenden der Feuerpolizei und des OK überprüfen und bewilligen jedes einzelne Konzept. Sie achten besonders darauf, dass die Zufahrten für Feuerwehr und Rettungsdienst zu jeder Zeit gewährleistet sind. Am Freitag kurz vor Festauftakt werden zwölf Mitarbeitende der Feuerpolizei für die Abnahmen unterwegs sein. «Sie überprüfen, ob die Bauten dem Konzept entsprechen, ob Notausgänge vorhanden und korrekt beschriftet sind und ob Grill und Flüssiggas sicher aufgebaut oder gelagert sind», erklärt Alois Fischer, Teamleiter Feuerpolizei. Dafür haben sie nur ein ganz kleines Zeitfenster: Sind sie zu früh unterwegs, ist noch nicht alles aufgebaut – sind sie zu spät, befinden sich bereits Besucher*innen auf dem Gelände.

Stehen die Konzepte, sind alle Entschlüsse gefasst, die Dienstbefehle geschrieben und alle Beteiligten informiert, kann das Züri Fäscht beginnen. Die Leute vom Team PGA werden während dreier Tagen vor Ort im Einsatz stehen. Sie helfen bei der Umsetzung der Konzepte, klären, ob alle Kommunikationsmittel einsatzbereit sind, übernehmen die Anwesenheitskontrolle der Mitarbeitenden an den Sanitätsposten und in der Wache oder helfen als Troubleshooter aus. Dann wird sich zeigen, ob alle Puzzleteile richtig zusammengesetzt sind und alles funktioniert.