«Der Wille, Lösungen zu finden, muss bei allen da sein. Es geht nur gemeinsam.»

Tedelyne Bardaje, Leiterin Pflege, Gesundheitszentrum Käferberg
 

Tedelyne, die Ferienplanung ist ein wichtiges Thema in jedem Team. Das ist bestimmt keine neue Entwicklung?
So ist es. Ich bin seit 2013 Leiterin Pflege im Käferberg. Bereits 2014 war ich Teil einer Arbeitsgruppe, die sich in einem Pilotversuch mit der Optimierung der Ferienplanung befasste.

Welche Herausforderungen galt es zu meistern?
Eine Gesundheitsorganisation muss zu jedem Zeitpunkt funktionieren. Es ist ein 24-Stundenbetrieb – das ganze Jahr über. Das bedeutet, dass viele Regeln eingehalten werden müssen. Welche Kompetenzprofile sind pro Dienst zwingend? Welche Abdeckung ist zu jedem Zeitpunkt mindestens zu gewährleisten? Zudem musste die Optimierung der Ferienplanung unter gleichbleibenden personellen Ressourcen erfolgen.

Welchen Ansatz habt ihr dabei verfolgt?
Der Käferberg ist gross, damals war er sogar noch grösser. Wir fragten uns also, warum nutzen wir diese Grösse nicht? Anstatt nur pro Abteilung zu schauen, wurde die Ferienplanung auf vier so genannte Vernetzungsbereiche im gesamten Betrieb ausgeweitet.

Welche Hürden gab es bei der Umsetzung?
Das Wichtigste ist, dass alle an Bord sind. Sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeitenden. Natürlich gab es zu Beginn Vorbehalte. Manche Führungskräfte waren der Meinung: «Das ist schwierig, das kommt nicht gut.» Mit solchen Zweifeln muss behutsam umgegangen werden. Denn es ist entscheidend, dass die Führungskräfte das Ziel mittragen. Das ist eine Frage der gemeinsamen Haltung. Was soll ich sagen? Wir haben es ausprobiert und sind froh, dass uns dies mehrheitlich gelungen ist.

Wie funktioniert das Vorgehen genau?
Jeweils bis Mitte Oktober müssen die Ferienanträge für das kommende Jahr bei der Abteilungsleitung sein. Danach wird gemeinsam geschaut, wo es Engpässe gibt – und wo verhandelt werden kann. Pro Abteilung ist definiert, dass nicht mehr als 200 Stellenprozent gleichzeitig abwesend sein können. Wenn also zu einem Zeitpunkt mehr Mitarbeitende Ferienwünsche haben und auch beim Verhandeln keine Lösung gefunden werden kann, geht es weiter in die Vernetzungsbereiche. Die Abteilungsleitenden besprechen sich dort vor dem 15. November und finden in der Regel eine Lösung. Denn pro Vernetzungsbereich dürfen bis zu 600 Stellenprozent abwesend sein. Falls dies nicht gelingen sollte, gibt es noch die Möglichkeit, über die Vernetzungsbereiche hinweg Lösungen zu suchen: Über alle vier Vernetzungsbereiche hinweg dürfen gesamthaft nicht mehr als 2300 Stellenprozent fehlen (3 Vernetzungsbereiche mit 600 Stellenprozent und einer mit 500 Stellenprozent).

Und das wird nun im Käferberg bereits seit 2014 so umgesetzt?
Jein. Mit Unterbruch. Nach Beginn der Pandemie und auch aufgrund von Leitungswechseln liess sich die vernetzte Planung leider phasenweise umsetzen. Zudem sind wir gerade in einer grösseren Reorganisation. Sobald feststeht, welche Mitarbeitenden künftig auf welcher Abteilung arbeiten werden, nehmen wir die vernetzte Ferienplanung für 2024 wieder auf.  

Wir haben über die Akzeptanz der Führungskräfte gesprochen. Wie sieht es mit den Mitarbeitenden aus?
Die Mitarbeitenden schätzen sehr, dass wir sie wo immer möglich einbeziehen und ihre Bedürfnisse berücksichtigen. Trotz aller Bemühungen kann es vorkommen, dass ein Wunsch nicht erfüllt werden kann. Aber wenn wir transparent informieren, stossen wir auf viel Verständnis. Das ist sehr erfreulich. Die vernetzte Ferienplanung ist eine Win-Win-Lösung. Die Haltung der Mitarbeitenden ihren Kolleg*innen gegenüber, die Haltung der Führungskräfte sowie ihr Führungsverständnis tragen entscheidend zum Erfolg bei.