«Die Pflegenden dokumentieren, was sie tun und wie es wirkt – um die Finanzierung müssen sie sich nicht kümmern.» 

Christina Brunner, Leiterin Leistungsmanagement der Gesundheitszentren für das Alter

In den ehemaligen Pflegezentren der Stadt Zürich (heute Teil der Gesundheitszentren für das Alter) wurde rasch ein Ansatz erarbeitet und umgesetzt. Die Pflegeeinstufungen sind für jeden Betrieb, der mit der Pflegefinanzierung abrechnet, von zentraler Bedeutung – aber der Prozess generiert für die Pflegenden viel Aufwand. Denn neben der Dokumentation für den Alltag, die abbildet, was für die Betreuung und Pflege einer einzelnen Bewohnerin relevant ist und durchgeführt wird, müssen die Pflegenden für die Bedarfsabklärung eine Art Paralleldokumentation erstellen, die aufzeigt, was davon verrechenbar ist.

Dokumentation statt Kerngeschäft

Dies ist für die Pflegenden aufwändig und raubt ihnen Ressourcen, die sie für das Kerngeschäft bräuchten. Dazu kommt, dass die Auseinandersetzung mit Krankenversicherungen, das Erfassen des Pflegeaufwands mittels BESA oder RAI-NH und die Pflegefinanzierung nicht zu den Lieblingstätigkeiten der meisten Pflegenden zählen. Es ist wichtig, dass die Pflegenden die Pflegefinanzierung kennen und verstehen, das Abrechnen sollte jedoch nicht zulasten ihrer Zeit für die Betreuung und Pflege erfolgen.   

Zentrales Team für die Pflegeeinstufung

Die Idee war geboren: Umgehend wurde ein zentrales Team gegründet, das sich um alle Anliegen rund um die Pflegeeinstufungen kümmert, damit nicht alle Pflegenden diesen Aufwand selbst betreiben müssen. Die Pflege schreibt also die Dokumentation für den Alltag, nicht aber für die Leistungsabrechnung. Somit entsteht für die Pflegenden kein doppelter Aufwand zu Verrechnungszwecken. Das zentrale Team optimierte die Prozesse und die Zusammenarbeit mit den Betrieben laufend. So gelang es innerhalb kurzer Zeit, die Pflegeeinstufungen zentral, zeitnah und korrekt zu erheben.

Die Codierer*innen lesen aus der Pflegedokumentation heraus, welche finanzierbaren Leistungen erbracht werden. Daneben steuern Fachspezialist*innen den Prozess und legen zum Beispiel fest, ob und welche Anpassungen notwendig sind, wenn der Hersteller Neuerungen am Tool einführt. Zudem analysieren sie die Daten, stellen sie für die Pflegeforschung bereit und führen Workshops durch. Auch davon profitiert die Qualität der Pflege.

Rollout auf alle Betriebe

Mit dem Zusammenschluss zu den Gesundheitszentren für das Alter stellte sich die Frage, ob eine zentrale BESA-Einstufung auch für Betriebe mit dem Angebot «Wohnen im Alter» (ehemalige Alterszentren) möglich ist. Aufgrund der positiven Erfahrungen der RAI-Betriebe sprachen sich die Gesundheitszentren bereits im Sommer 2022 dafür aus: Die Prozesse wurden entsprechend angepasst und seit Mai 2023 wird die Dienstleistung «zentrales Einstufen von Pflegeleistungen» auch für BESA erbracht.

Ressourcen einsparen – Kapazitäten freisetzen

Neben der Entlastung der Pflegenden, wodurch sie mehr Zeit für die Bewohnenden haben, hat die Zentralisierung zwei weitere Vorteile: Die Gesundheitszentren für das Alter haben attraktive neue Stellen für Mitarbeitende geschaffen, die beispielsweise darauf angewiesen sind, zeitlich flexibel und von zu Hause aus zu arbeiten. Und der Aufwand für die Erfassung der Pflegeeinstufungen reduzierte sich insgesamt um über 50% – unter anderem, weil nicht laufend neue Mitarbeitende in den Betrieben geschult werden müssen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es von grosser Wichtigkeit, die Fachkräfte richtig einzusetzen und dafür zu sorgen, dass sie sich voll und ganz ihrer Kerntätigkeit widmen können.