Beim Stadtarchiv können die Organisationseinheiten der Stadt Zürich diverse Dienstleistungen nutzen:
- Beratung bei der Umsetzung der Records Management Policy
- Bewertung der Archivwürdigkeit von analogen und digitalen Unterlagen
- Ausarbeitung von Vereinbarungen zur Übernahme von Unterlagen
- Organisation und Abwicklung von Ablieferungen an das Stadtarchiv
Für Privatpersonen, die dem Stadtarchiv Unterlagen übergeben möchten, gibt es bestimmte Ablieferungsbedingungen.
Die Organisationseinheiten der Stadt Zürich setzen die Records Management Policy um. Das Stadtarchiv berät und unterstützt
- beim verbindlichen Aufbau von Records Management
- beim Betrieb von Records Management
- bei der Qualitätssicherung von Records Management
Die Organisationseinheiten der Stadt Zürich bieten sämtliche nicht mehr benötigten Unterlagen dem Stadtarchiv an. Das Stadtarchiv bewertet ihre Archivwürdigkeit und übernimmt die archivwürdigen Unterlagen für die dauerhafte Archivierung.
Grundsätzlich dient das Ordnungssystem einer Organisationseinheit als Grundlage für die Bewertung.
Existiert kein Ordnungssystem, muss eine Angebotsliste erstellt werden. Dazu werden sämtliche Unterlagengruppen (analog und digital) ermittelt und kategorisiert.
Um eine Angebotsliste zu erstellen, benutzen Sie bitte die untenstehenden Vorlagen.
Für die Übergabe von amtlichen und privaten Unterlagen gelten folgende Ablieferungsbedingungen:
Wie die Unterlagen aufbereitet werden müssen, entnehmen Sie bitte den beiden Dokumenten unten:
Zu jeder Ablieferung gehört ein Ablieferungsverzeichnis, das über die Herkunft, über den Entstehungszeitraum und die Art des Archivguts Auskunft gibt. Bitte nutzen Sie dazu die Vorlagen unten.
Die Unterlagen werden in speziellen Archivschachteln archiviert und provisorisch mit losen A4-Blättern beschriftet. Wir bitten Sie, dafür die untenstehende Etiketten-Vorlage zu benutzen.
Das Stadtarchiv übernimmt die Bestellung der benötigten Archivierungsmaterialien und organisiert deren Zulieferung. Die Kosten werden der Organisationseinheit verrechnet.
Bitte kündigen Sie uns Ablieferungen frühzeitig an. Umfangreichere Ablieferungen werden vom Stadtarchiv zuerst vor Ort begutachtet. Anschliessend werden die Modalitäten der Übernahme vereinbart. Die Organisationseinheiten tragen die Kosten für den Transport ihrer Unterlagen.
Digital entstandene Unterlagen übernimmt das Stadtarchiv in digitaler Form. Bei der Ablieferung müssen Vorgaben zu Dateiformaten, zur Struktur und zu den Metadaten (beschreibende Informationen) beachtet werden. Organisationseinheiten der Stadtverwaltung finden dazu Informationen im Fachintranet RM/ECM. Abliefernde Stellen ohne Zugriff auf das städtische Intranet kontaktieren bitte Ihre Ansprechperson im Stadtarchiv.
Das Stadtarchiv übernimmt auch ausgewählte Privatarchive mit Bezug zur Stadt Zürich. Dazu gehören Archive von Personen, Vereinen, Firmen, Stiftungen und kulturellen Institutionen.
Privatarchive können dem Stadtarchiv angeboten werden. Das Angebot wird geprüft. Die Unterlagen werden gesichtet und auf ihre Archivwürdigkeit hin bewertet.
Für eine Übernahme müssen die Unterlagen grob geordnet und in einem Verzeichnis erfasst sein.
In einer Vereinbarung werden die Übernahmemodalitäten und die Benutzungsbestimmungen geregelt und festgehalten.
Falls Sie dem Stadtarchiv Ihre Unterlagen anbieten möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Für Amtsdruckschriften, bedeutende Verträge und Protokolle bestimmter Gremien gilt eine unmittelbare Abgabepflicht.
Für die städtischen Amtsdruckschriften besteht eine Abgabepflicht. Jede Publikation eines Organs der Stadt Zürich ist dem Stadtarchiv unmittelbar nach dem Erscheinen abzugeben (vgl. dazu Art. 14 des Reglements über das Records Management und die Archivierung). Die Druckschriften können in digitaler Form abgeliefert werden.
Folgende Dokumente gelten als «Amtsdruckschriften»:
- Geschäftsberichte, Jahresberichte
- Gedruckte und veröffentlichte Gutachten und Berichte
- Öffentlich zugängliche Publikationen
- Periodisch erscheinende, hausinterne Zeitschriften
- Gedruckte Einladungen für Vernissagen, Ausstellungen (Flyers) sowie
Begleitpublikationen für Ausstellungen (jeweils 1 Exemplar) - Plakate (Ausstellungen usw.)
Verträge von besonderer Bedeutung, insbesondere solche, die einen Grundbucheintrag zur Folge haben, werden von den Organen der Stadt Zürich beim Stadtarchiv in einer rechtsgültigen Ausfertigung zu Sicherungszwecken hinterlegt.
Die Protokolle des Gemeinderats, des Stadtrats, der weiteren städtischen Behörden und Kommissionen werden zu Sicherungszwecken zeitnah nach ihrer Erstellung beim Stadtarchiv hinterlegt.