Informationen Tanz- und Theaterförderung

Wir befinden uns am Ende eines aufregenden Jahres, in dessen Zentrum die Ausschreibung der Konzeptförderung stand. Die Jury hat ihre Tätigkeit aufgenommen, 68 Konzepte gelesen, alle Gruppen, Künstler*innen und Institutionen, die sich beworben haben, zu Präsentationen eingeladen, viele Vorstellungen visioniert und schreibt zurzeit an den Gutachten zuhanden des Stadtrats. Gleichzeitig konnten wir mit Covid-Arbeitsstipendien und in den verschiedenen regulären Beitragsarten des aktuellen Fördersystems im Tanz und Theater viele Vorhaben unterstützen.

Der Systemwechsel bringt auch mit sich, dass man sich Abläufe nochmals vergegenwärtigt und schärft. Dazu informieren wir in diesem Newsletter über den Umgang mit schriftlichen Dokumenten im alten und neuen Fördersystem.

Ausserdem möchten wir neben dem verschobenen Eingabetermin 1. Mai 2023 auch noch auf die verschiedenen Räume aufmerksam machen.

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit und wir wünschen ganz schöne, ruhige Festtage!

Die Handhabung der schriftlichen Visionierungsberichte der Theaterkommission im aktuellen Fördersystem hat in den letzten Jahren einige Fragen und Diskussionen ausgelöst bezüglich sprachlicher Standards und Datenschutz.

Die schriftlichen Visionierungsberichte der Tanz- und Theaterkommission werden in einem nur der Geschäftsstelle und den aktuellen Kommissionsmitgliedern zugänglichen Online-Speicher hochgeladen. Nach 6 Monaten werden sie dort gelöscht und auf einem kulturinternen Ordner abgelegt. Dort haben nur die Mitarbeitenden der Ressorts Tanz und Theater Zugriff. Nach der üblichen 10-jährigen Aufbewahrungsdauer werden sie definitiv vernichtet, d.h. sie werden nicht ans Stadtarchiv übergeben.

Ähnliche Fragen sind auch im Beteiligungsprozess in der Erarbeitung der Rahmenbedingungen für die Konzeptförderung aufgetaucht. Wichtig ist, dass in beiden Fördersystemen die Visionierungsberichte nicht in die Entscheidungsfindung einfliessen. Sie dienen dem Austausch der Kommissions- respektive Jurymitglieder zwischen den Sitzungen.

Wir haben gemeinsam mit der Rechtsabteilung und dem Stadtarchiv den Umgang mit den schriftlichen Dokumenten besprochen und möchten wie folgt informieren:

Für die Jury Konzeptförderung haben wir einen Leitfaden zum Umgang mit schriftlichen Dokumenten erarbeitet. Zentral sind dabei die Themen der Aufbewahrung und Archivierung der schriftlichen Dokumente:

• Aufbewahrung: Die Geschäftsstelle, das Ressort Tanz und Theater, ist für die Ablage der schriftlichen Dokumente zuständig. Sie legt sämtliche Dokumente (u. a. Traktandenliste, Sitzungsprotokolle, schriftliche Visionierungsberichte, Gutachten) in einem nur der Geschäftsstelle zugänglichen Ordner kulturintern ab. Die Geschäftsstelle bewahrt alle abgelegten Dokumente der Jury zehn Jahre auf.
  Für den Austausch mit den Jurymitgliedern legt sie die Dokumente ausserdem auf einem speziell für die Jury angelegten Online-Speicher (Züri-Box) ab. Der Zugriff auf den Online-Speicher ist auf die jeweils aktuellen Mitglieder der Jury sowie die Geschäftsstelle beschränkt. Alle schriftlichen Dokumente werden bis zum Abschluss der laufenden Vergaberunde (Zeitpunkt: Abschluss Feedbackgespräche mit Gesuchstellenden) im Online-Speicher Jury abgelegt und anschliessend aus dem Online-Speicher gelöscht.
• Archivierung: Die Protokolle der Jurysitzungen, die Protokolle der Präsentationen der Gesuchstellenden sowie das Gutachten der Jury an den Stadtrat sind archivwürdig und werden nach der Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren dem Stadtarchiv übergeben und bei der Geschäftsstelle definitiv vernichtet.
  Alle anderen schriftlichen Dokumente wie die Visionierungsberichte und die Unterlagen der Jurysitzungen – z. B. Traktandenlisten und Präsentationen – sind nicht archivwürdig und werden nach der Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren definitiv vernichtet.

Wir möchten nochmals daran erinnern, dass wir den Eingabetermin für Gesuche Tanz, Theater und KJTT vom 1. März auf den 1. Mai 2023 verschoben haben. Die Sitzungen der Tanzkommission finden vom 15.-23. Mai 2023 statt, die von der Theaterkommission vom 24.-26. Mai 2023. Die Sitzung für Tanz und Theater für Kinder und Jugendliche ist am 1. Juni 2023.

Bis zum 12. Dezember 2022 gingen bei uns verschiedene Fragen zum Auswahlverfahren einer privaten Trägerschaft für den unkuratierten Raum ein. Die Fragen und Antworten finden sich in anonymisierter Form auf unserer Website.

Gerne möchten wir darauf hinweisen, dass es in den Lagerräumen an der Duttweilerstrasse noch freie Plätze gibt. Bei Interesse können sich freie, professionelle Gruppen aus den Bereichen Tanz und Theater bei uns melden. 

Wir können den Proberaum an der Flüelastrasse noch weitere 3 Monate nutzen. Ende März 2023 ist dann leider endgültig Schluss. Ein Slot wäre noch frei vom 14. Januar bis 4. Februar 2023. Bei Interesse können sich vorrangig professionelle, freie Tanz- und Theatergruppen bei uns melden.