Ein gemeinderätliches Postulat hatte die Durchführung eines Pilotversuches verlangt, mit welchem die bezahlte Dispensation von Mitarbeitenden bei starken und regelmässigen Menstruationsbeschwerden von bis zu fünf Tagen pro Monat geprüft werden sollte. Aus diesem Anlass hat die Dienstabteilung Human Resources Management (HRZ) mit Hilfe eines externen Partners eine Vollerhebung bei allen potenziell betroffenen Mitarbeitenden der Stadtverwaltung durchgeführt. Die Erhebung wurde als Online-Umfrage konzipiert. Für die anonymisierten Auswertungen wurden neben demographischen Angaben und weiteren Daten zur Arbeitssituation auch sensible Gesundheitsdaten zur Menstruation erhoben.
In der Stadtverwaltung besteht für solche Umfragen keine Grundlage für eine Teilnahmepflicht. Die Freiwilligkeit muss daher gewährleistet sein. Die Stadt als Arbeitgeberin darf nur vollständig anonymisierte Auswertungen erhalten, welche keinerlei Rückschlussmöglichkeiten auf Einzelpersonen erlauben. Erfahrungsgemäss ist dies auf Ebene der Fragebogen bzw. der Rohdaten bei Umfragen regelmässig nicht zu 100% gewährleistet, weshalb zunächst oft nur von einer Teilanonymisierung ausgegangen werden kann. Daher musste auch in diesem Projekt organisatorisch und vertraglich sichergestellt werden, dass die Stadt als Arbeitgeberin keinen Zugang zu den Rohdaten hat. Ebenso wenig dürfen auf Ebene der Auswertungen Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sein. Dies setzt eine hohe methodische Kompetenz voraus.
Die Datenschutzstelle hat die Umfrage im Rahmen der Vorabkontrolle geprüft. Im Fokus standen dabei die Gewährleistung der Datenanonymisierung und der Informationssicherheit sowie die Transparenz gegenüber den Teilnehmenden.
In der Praxis zeigt sich regelmässig, dass bei Umfragen mit einer hohen Teilnahmequote und der ehrlichen Beantwortung der Fragen zu rechnen ist, wenn das Vertrauen in die datenschutzkonforme Umsetzung hoch ist. Dies führt zu aussagekräftigen Auswertungsergebnissen, welche als Grundlage für politische Entscheide dienen können.