Die Lernplattform dient der gezielten Vorbereitung, Planung, Begleitung und Überwachung der beruflichen Grundbildung und wird für alle Lernenden im Kanton Zürich in den Bereichen KV und Mediamatik eingesetzt. Die Plattform wird seit 2022 auch durch die Stadtverwaltung verwendet. Innerhalb der Plattform werden neben Personalien und anderen Stammdaten auch Schulnoten, Kompetenznachweise, Probezeitberichte sowie weitere Dokumentationen im Bereich der Ausbildung bearbeitet. In der Gesamtheit ist von einer Bearbeitung von besonderen Personendaten auszugehen.
Die Lernplattform wurde der Datenschutzstelle erst im Berichtsjahr vorgelegt. Die Datenschutzstelle eröffnete eine Vorabkontrolle, da das Vorhaben besondere Risiken für die Grundrechte der Betroffenen aufweist. Schwerpunktthema war dabei die Bearbeitung im Auftrag. Städtische Behörden dürfen Bearbeitungen von Personendaten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen auslagern (§ 6 IDG). Ein wichtiger Bestandteil ist dabei der Abschluss eines Vertrages. Die externe Firma muss schriftlich verpflichtet werden, sich an die für die Stadt geltenden Datenschutzbestimmungen zu halten (§ 25 IDV). Die Lizenzanbieterin stellte initial lediglich Allgemeine Geschäftsbedingungen zu Verfügung, welche einige Datenschutzrichtlinien festhielten. Ungeklärt war im Besonderen die Frage, welche Rechte der Stadt zukommen, wenn die Lizenzanbieterin einseitige Änderungen vornimmt, welche die Datensicherheit kritisch minimieren.
Die zuständige Dienstabteilung arbeitete nachträglich mit Unterstützung der Datenschutzstelle eine datenschutzkonforme Vereinbarung aus. Der Fokus lag neben der Überbindung der für die Stadt geltenden kantonalen Datenschutzbestimmungen auch auf Themen wie dem Beizug von neuen (ausländischen) Subunternehmen durch die Lizenzgeberin.